Специалист по документообороту

В команду проекта требуется специалист по документообороту со знанием кадрового делопроизводства и опытом работы по внедрению электронного документооборота в организации. На данный момент в организации нет автоматизации документооборота и электронных архивов, задача специалиста по документообороту – внедрить и наладить работу с СЭД.

Обязанности:

Кадровый документооборот (совместно со специалистом по кадрам):

• Подбор и адаптация персонала - коммуницировать с кандидатами по процедурам приема, информировать о необходимости подписания необходимых кадровых документов;
• Ведение документации при приеме/увольнении, ее согласование, печать и подписание - принимать и проверять пакет обязательных документов при приёме на работу, контролировать сроки и полноту их предоставления, выдавать документы, при увольнении;
• Архивирование и хранение личных дел, заполнение и выдача трудовых книжек;
• Работа с сотрудниками по оформлению отпусков (графика отпусков), переводов, предоставление справок с места работы,
• Составление служебных записок, взаимодействие со структурными подразделениями компании;
• Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации (ознакомление работников с должностными инструкциями и локально-нормативными актами).

Документооборот организации:

• Организация и ведение делопроизводства в учреждении, в том числе с применением СЭД (электронный документооборот);
• Регистрация документов - регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Контроль исполнения (отслеживать, чтобы документы доходили до нужных сотрудников, проверяет соблюдение сроков исполнения поручений. Напоминать ответственным, если документ «завис» на каком-то этапе);
• Оформление и проверка (следить за правильностью оформления бумаг, проверять, есть ли подписи, печати, реквизиты, готовить черновики договоров и дополнительных соглашений и финальные версии по шаблонам);
• Работа с бумажным и электронным архивом (подшивать документы в папки, заполнять описи, контролировать сроки хранения и подготовку к уничтожению);
• Отправление и получение корреспонденции (взаимодействия с курьерскими службами);
• Работа с программами (внедрять и использовать системы электронного документооборота, заполнять электронные карточки документов, загружать и отслеживать файлы в корпоративных базах).

• Знание и опыт внедрения программного обеспечения для управления электронными документами;
• Опыт работы в сфере документооборота или с аналогичными обязанностями от 2-х лет;
• Опыт ведения деловой переписки и работы с первичной документацией (договоры, акты, счета, приказы и др.);
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), желательно 1С ЗУП, знание офисной техники;
• Навыки работы с курьерскими службами и службами доставки;
• Знание делового этикета, грамотная письменная и устная речь;
• Умение работать с большими объемами информации и документов, систематизировать данные.

• оформление по ТК РФ, стабильная и своевременная заработная плата;
• график работы: 5/2, с 09:00 до 18:00;
• формат работы - в офисе: ул. Есенина, д. 2А, удаленный формат работы не предусмотрен;
• конкурентоспособную, полностью "белую" заработную плату, а также гарантируем её своевременную выплату;
• корпоративные мероприятия.