Руководитель договорного отдела

Задачи:

Организация новой структурной единицы

- Разработка организационной структуры договорного отдела, определение штатного расписания

- Разработка и внедрение регламентов, стандартных операционных процедур для договорной деятельности

- Расширение возможностей системы хранения договоров (СУПД)и управления контрактами

- Установка KPI и метрик отдела, внедрение системы контроля и мониторинга

Договорное управление и администрирование

- Централизованное управление всей договорной базой ORS (авиакомпании, аэропорты, агенты, партнеры, поставщики)

- Обеспечение соответствия условий договоров требованиям компании, клиентов и российского законодательства

- Ведение реестра договоров, контроль сроков действия, напоминание о необходимости переговоров по продлению

- Архивирование и хранение договорной документации (физической и электронной)

Взаимодействие с ключевыми подразделениями

- Координация между коммерческим департаментом, юристами и и финансовым блоком

- Консультирование руководителей подразделений по договорным вопросам

Развитие и оптимизация процессов

- Анализ существующих договорных процессов, выявление узких мест и возможностей оптимизации

- Внедрение инструментов для автоматизации договорного процесса

- Построение системы для согласования контрактов

Управление командой (по мере расширения)

- Подбор и адаптация специалистов договорного отдела

- Обучение команды и развитие компетенций

- Распределение ответственности и контроль качества работы сотрудников

- Организация взаимодействия внутри отдела и с другими подразделениями

Аналитика и отчётность

- Подготовка аналитических отчётов по договорной базе (статус контрактов, сроки, потенциальные риски)

- Выявление рисков в контрактах и предложение мер по их минимизации

- Ведение метрик эффективности отдела (время согласования контрактов, процент успешных переговоров, соответствие SLA)

ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ

Опыт и образование

- Минимум 3 года опыта в управлении договорной деятельностью, управлении проектами или операционном менеджменте

- Обязательно: опыт создания и запуска новых отделов / структурных единиц с нуля, выстраивание процессов и систем

- Преимущество: Опыт работы в IT-компаниях, SaaS, e-commerce или авиационной отрасли (преимущество)

- Опыт управления командой (минимум 3–5 человек, желательно опыт управления более крупными подразделениями от 10 человек)

Профессиональные компетенции

Договорное и юридическое знание:

- Глубокое понимание структуры B2B контрактов

- Знание российского гражданского и договорного права

- Опыт работы с условиями платежей, штрафными санкциями

- Понимание основных рисков в контрактах и способность их идентифицировать

Управление процессами и системами:

- Опыт разработки и внедрения SOP и регламентов

- Навык проектирования бизнес-процессов, использование методологий

- Опыт работы с системами управления документами или контрактами

- Знание инструментов автоматизации

Управление людьми и проектами:

- Опыт управления командой и развития сотрудников

- Навыки коммуникации на уровне С-level и разных подразделений

- Умение координировать работу между несколькими отделами, быть медиатором

- Навыки переговоров, умение находить компромиссы

Технические навыки:

- Уверенное владение офисным пакетом

- Опыт работы с системами управления проектами

- Знание инструментов: CRM, системы хранения документов (Notion, Confluence)

- Умение работать с данными, создание дашбордов и аналитики

Аналитичность и стратегическое мышление:

- Способность видеть долгосрочные процессы, планировать развитие отдела

- Навыки анализа данных и выявления трендов

- Умение выделить приоритеты и управлять временем в условиях неопределённости

Личные качества и компетенции

- Ответственность и дисциплина - внимание к деталям, точность, соблюдение сроков

- Инициативность и предпринимательское мышление - готовность к созданию новых процессов, не боится менять существующие

- Адаптивность - готовность работать в динамичной среде, быстро обучаться и принимать решения в условиях неопределённости

- Коммуникативность - способность выстраивать отношения на разных уровнях иерархии, ясная коммуникация

- Системность - умение видеть всю картину целиком, не теряя фокус на деталях

- Автономность - способность самостоятельно решать проблемы, предлагать решения, не ждать указаний

- Устойчивость к нагрузкам - готовность работать в режиме запуска нового отдела, высокий уровень ответственности

Желательно

- Опыт работы с авиакомпаниями или компаниями авиационной отрасли

- Опыт внедрения contract management system (DocuSign, Concord, ILDEX и т.д.)

- Знание стандартов IATA и авиационных регуляторов

- Опыт работы в стартапах или на ранних стадиях развития компании

- Опыт работы с многоязычными командами и международными контрактами