Офис-менеджер

• Приём и распределение входящих звонков, писем, корреспонденции.

• Встреча гостей, организация доступа в офис.

• Ведение документооборота: регистрация, хранение, подготовка документов.

• Организация командировок: билеты, гостиницы, транспорт.

• Подготовка и оформление внутренних отчетов, приказов, служебных записок.

Организация работы офиса

• Обеспечение офиса канцелярией, техникой, расходными материалами.

• Контроль работы офисной техники, взаимодействие со специалистами по обслуживанию.

• Организация уборки, ремонта, доставки воды, клининга.

Координация персонала

• Планирование встреч, совещаний, ведение календарей руководства.

• Распределение информации между сотрудниками.

• Поддержка HR-процессов: адаптация новичков, оформление пропусков, подготовка рабочих мест.

Финансовые и хозяйственные задачи

• Контроль мелких расходов (подотчёт), ведение отчётности.

• Работа с поставщиками: поиск, переговоры, контроль качества услуг и поставок.

• Согласование и проверка счетов.

Организационные мероприятия

• Подготовка офисных мероприятий: корпоративов, тренингов, дней рождения.

• Организация встреч с партнёрами и клиентами.