Главный специалист (Секретарь-делопроизводитель)
Главный специалист (Секретарь-делопроизводитель)
Бишкек
Описание вакансии
Обязанности:
- Организация документооборота: прием входящей / отправка исходящей корреспонденции, взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами, регистрация входящей / исходящей / внутренней корреспонденции в системе электронного документооборота, сканирование / ксерокопирование документации.
- Обеспечение контроля за внешним оформлением и комплектностью исходящей корреспонденции.
- Обслуживание входящих и исходящих звонков.
- Организация встречи посетителей офиса в г. Бишкек.
- Хозяйственное обеспечение офиса в г. Бишкек (закупка канцелярских и хозяйственных товаров, продуктов питания, расходных материалов для оргтехники и т.д.).
- Участие в организации командировок работников Фонда в Кыргызскую Республику и внутри страны (заказ авиабилетов, бронирование гостиниц, заказ такси, аренда автотранспорта).
- Содержание офиса в г. Бишкек: контроль за работоспособностью оргтехники, бытовой техники, опрятностью общих зон пользования (кухня, переговорная, ресепшн), контроль результатов работы клининговой службы.
- Координация взаимодействия по административно-хозяйственным вопросам
с управляющей компанией офисного центра. - Участие в ведении реестра административно-хозяйственных расходов офиса в г. Бишкек, в планировании смет административно-хозяйственных расходов.
- Осуществление служебных поездок в пределах г. Бишкек (на почту, в нотариальные и переводческие конторы и т.д.).
- Администрирование договоров и первичной бухгалтерской документации по административно-хозяйственным направлениям.
- Взаимодействие с поставщиками услуг, оплата счетов.
- Высшее образование по специальностям: документоведение и архивоведение; юриспруденция; экономика и управление; филология или иные гуманитарные специальности.
- Опыт работы по специальности не менее 5 лет. Опыт работы на соответствующих должностях в крупных строительных компаниях, международных организациях, на государственной службе будет рассматриваться как преимущество.
- Свободное владение русским и кыргызским языками.
- Навыки обработки входящей / исходящей корреспонденции.
- Навыки оформления деловой переписки.
- Навыки обращения с офисной оргтехникой.
- Навыки административно-хозяйственного обеспечения сотрудников и содержания офиса.
- Навыки планирования и организации деловых поездок (тревел-поддержка).
- Знание основ делопроизводства и архивного дела, делового протокола и этикета.
- Уверенное владение MS Word.
- Оперативность в выполнении поручений, аккуратность и стрессоустойчивость.
- Годовое премирование по результатам работы.
- Корпоративная пенсионная программа.
- ДМС для сотрудника и членов семьи.
- Страхование жизни сотрудника.
- Программа субсидирования ипотечных займов.
- Адресная льгота: возможность выбрать одну или несколько опций — оплата фитнес-клуба, страхование автомобиля (КАСКО/ОСАГО), билеты для путешествия или образование для детей до 18 лет.
Навыки
- Работа с оргтехникой
- Деловая корреспонденция
- первичная обработка документации
- Бумажный документооборот
- Исходящая документация
- Организация хранения документации
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Работа с документами
- Деловая переписка
- Электронный документооборот
- Деловое общение