Секретарь руководителя

Обязанности:

Организует телефонные переговоры руководителя.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация).

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую в организацию корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Контролирует сроки выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Должен знать:

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде;