Бизнес-ассистент / Операционный менеджер

Мы — Finlead.team, международная продуктовая IT-компания, создающая востребованные цифровые B2C-сервисы по подписочной модели.

С 2019 года наши web- и mobile-продукты помогают людям по всему миру решать важные задачи, становясь удобным инструментом для достижения их целей.

Мы ищем системного и проактивного бизнес-ассистента, который станет правой рукой COO и поможет выстроить, поддерживать и улучшать внутренние бизнес-процессы компании.

Эта роль — не «секретарь», а полноценный координатор процессов, документов и взаимодействия между подразделениями.

С чем предстоит работать:

1. Организация и оптимизация процессов

• Контроль и поддержка внутренних процессов для обеспечения их эффективности и соответствия целям компании

2. Административная и организационная поддержка

• Выполнение поручений непосредственного руководителя и других участников команды

• Контроль входящей информации: почта, документы, счета, звонки, заявки

• Прием, систематизация, обработка и согласование документов, направляемых на подпись или рассмотрение руководству

• Архивация документов по структуре в корпоративном Google Диске

• Travel-поддержка: бронирование билетов, гостиниц и сопутствующих услуг

• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками по административным вопросам

3. Финансовое сопровождение (без ведения бухгалтерии)

• Контроль и согласование заявок на оплату

• Сбор и проверка закрывающих документов

• Участие в согласовании платежей в рамках утверждённых бюджетов

• Отслеживание сроков оплат и напоминание ответственным лицам

• Подготовка информации для финансового отдела и внешнего бухгалтера по запросу

• Консолидация данных от подразделений для финансовой отчетности

• Контроль актуальности реквизитов компаний

4. Взаимодействие с подразделениями

• Координация задач между отделами для обеспечения бесперебойной работы процессов

• Коммуникация по текущим задачам, согласованиям и документам

5. Работа с договорами и счетами от сотрудников

• Приём, проверка и отправка на согласование договоров и счетов

• Контроль корректности оформления писем (тон, структура, вложения)

• Проверка полноты пакета документов перед утверждением

• Своевременное перенаправление документов ответственным лицам

6. Учёт инвентаря и техники

• Ведение учёта выдачи и возврата техники и оборудования

Что мы ожидаем:

• Опыт работы бизнес-ассистентом / ассистентом руководителя / операционным менеджером от 1–2 лет

• Опыт работы в IT, Fintech или Digital компаниях

• Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям

• Умение работать с большим объёмом информации и документов

• Навыки деловой переписки и коммуникации

• Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar

• Умение работать с ЭДО

• Понимание базовых финансовых процессов (счета, акты, бюджеты)

• Проактивность и желание улучшать процессы, а не просто «исполнять поручения»

Будет плюсом:

• Юридическое или бухгалтерское образование

• Опыт взаимодействия с внешними бухгалтерами или финансовыми отделами

• Опыт выстраивания или оптимизации внутренних процессов и регламентов

Что мы предлагаем:

• Удаленный формат работы, периодически необходимо посещать офис

• Комфортную дружелюбную рабочую атмосферу и отсутствие бюрократии

• Премии к праздникам

• Возможность профессионального и карьерного роста внутри компании

• Обучение и развитие: оплачиваем профильные курсы и конференции.