Ассистент отдела продаж с функциями офис-менеджера

Ведущая консалтинговая компания Б152 в сфере Privacy и Data Protection, приглашает на работу опытного и ответственного Ассистента отдела продаж - профессионала со стажем работы более 2х лет, который станет правой рукой самых лучших менеджеров.

Обязанности:

Администрирование документооборота по сделкам:

• Подготовка и оформление пакета документов по сделкам: договоры, приложения, дополнительные соглашения, счета, акты, закрывающие документы.

• Контроль корректности реквизитов, подписантов, сроков, печатей/сканов; ведение реестра документов и статусов (подготовлено / на согласовании / подписано / отправлено / получено / закрыто).

• Организация подписания документов (электронно/офлайн), контроль возврата оригиналов, сопровождение курьерских отправок/получения по приоритетам отдела продаж.

• Ведение реестра договоров с клиентами и подрядчиками.

• Подготовка документов и обмен ими с клиентами и партнерами на бумаге и в ЭДО

• Контроль за актированием услуг клиентами

  Контроль сроков и исполнения задач:

• Отслеживание дедлайнов по документам и обязательным действиям в рамках сделок.

• Напоминания ответственным, эскалация рисков руководителю/куратору сделки при угрозе срыва сроков.

• Контроль полноты пакетов документов.

  Поддержка участия в тендерах и корпоративных запросах:

• Подготовка/сбор документации для тендеров и корпоративных клиентов (анкеты поставщика, справки, формы, коммерческие предложения, подтверждающие документы).

• Ведение чек-листов по требованиям тендера, контроль сроков подачи/дозапросов, хранение шаблонов и актуализация пакета документов.

  Оперативные задачи отдела продаж:

• Срочные отправки/приём документации по запросу менеджеров продаж с учётом приоритетов и SLA (срочно / планово).

• Поддержка менеджеров в корректном оформлении заявок на договор/счет/акт (что нужно, в каком виде, к какому сроку).

  Улучшение процесса и качества документооборота:

• Выявление «узких мест» и регулярные инициативы по оптимизации (шаблоны, чек-листы, регламенты, автоматизация, правила именования файлов/папок).

• Поддержание единого стандарта оформления и хранения документов.

  Обеспечение офиса:

• Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции.

• Организация хранения документов в электронном и бумажном виде в офисе

• Организация почтовой и курьерской доставки документов адресатам.

• Создание справочника (электронного и бумажного) по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска

• Подготовка и сдача в архив компании документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;

• Хранение и предоставление по запросу сотрудников фирменных исходных бланков всех документов

• Организация хранения бумажных кадровых документов.

• Заказ канцелярии, типографии и сувенирной продукции

• Заказ подарков клиентам, организация их доставки

• Тревел-поддержка сотрудников (бронирование отелей, билетов для командировок, заказ такси)

• Выездные поручение руководителя

Требования:

• уверенное владение ПК, Microsoft Office, Telegram, Google-doc, Битрикс24, 1С, Яндекс360, ЭДО

• опытный пользователь графических программ

• знание основ делопроизводства

• опыт работы делопроизводителем от 1 года / ассистентом ОП

• желание быть хранителем и заботиться об инфраструктуре отдела продаж, наводить порядок и систематизировать бизнес-процессы

Мы предлагаем:

- работа в офисе в центре Москвы в уютном коворкенге Sok

- режим работы с 9 до 18 мск

- оформление по ТК с 1 дня, оплачиваемый отпуск и больничный

- ДМС через полгода работы