Офис-менеджер

административную поддержку, хозяйственное обеспечение и координацию работы офиса: встреча посетителей, прием звонков, заказ канцелярии и воды, организация командировок, контроль документооборота, поддержание порядка, решение текущих проблем и поручения руководства, а также участие в организации корпоративных мероприятий. Он обеспечивает комфортные и бесперебойные условия для работы всего персонала.

Основные блоки обязанностей:

• Прием, регистрация, распределение входящей/исходящей корреспонденции.
• Ведение деловой переписки.
• Учет и архивирование документов.
• Подготовка первичных документов (счета, накладные).

• Прием, распределение телефонных звонков.
• Встреча и прием посетителей, клиентов, партнеров.
• Организация совещаний, переговоров, командировок (билеты, гостиницы).
• Выполнение поручений руководства, координация действий персонала.
• Контроль дисциплины, помощь в решении рабочих вопросов, предотвращение конфликтов.

• Помощь в подготовке корпоративных, деловых и торжественных мероприятий.

• Контроль бюджета офисных расходов.
• Подготовка отчетов и презентаций.
• Мониторинг выполнения рабочих процессов

• Контроль за состоянием оргтехники, вызов мастеров.

• Организация комфорта и чистоты в офисе, контроль клининга.

• Заказ пропусков, организация парковки.

• Обеспечение офиса всем необходимым: канцтовары, вода, техника, расходные материалы.
• Взаимодействие с поставщиками, сервисными службами (клининг, ремонт)