Операционный менеджер (документы и финансы) в event-агентство

Adventure Lab — камерное event и mice-агентство c международной структурой бизнеса. Мы специализируемся на организации корпоративных выездных мероприятий за рубежом и в России.

У нас небольшая молодая команда. Мы поддерживаем доверительные и уважительные отношения, всегда готовы помочь друг другу, открыты к обратной связи, ценим каждого члена команды и заинтересованы в его развитии.

Мы ищем специалиста по работе с документами и финансами, который будет нашей надежной опорой и поможет нам настроить систему документооборота, финансового и управленческого учета.

Что нужно будет делать

• подготовка договоров, приложений, счетов, актов;
• проверка входящих документов от контрагентов;
• сбор закрывающих документов;
• подписание документов (в том числе электронное);
• оплата счетов;
• взаимодействие с аутсорс-бухгалтерами;
• вести доходы и расходы компании, управлять денежными потоками;
• проводить внутренний финансовый аудит;
• готовить финансовые отчёты;
• улучшать внутренние процессы, выстраивать систему финучёта и документооборота и находить способы оптимизации.

Наш идеальный кандидат на должность операционного менеджера:

• внимателен к цифрам, датам и мелкому шрифту;
• ответственен за результаты и проактивен в работе;
• знает бухгалтерию и управленческий учёт;
• умеет работать с договорами и документацией;
• структурно мыслит, умеет наводить порядок и предугадывать риски;
• опыт работы в сфере финансов / операционного управления / бухгалтерии обязателен;
• английский будет преимуществом.

Условия

• удаленная работа, работать можно откуда угодно;
• гибкий график - обсуждается с кандидатом;
• конкурентная оплата - обсуждается с кандидатом;
• корпоративные мероприятия в России и за рубежом.
• дополнительные плюшки (покрытие расходов на медицину, покрытие английского и обучения) после года успешного сотрудничества;

Важно:

Пожалуйста, добавьте выполненное тестовое задание и сопроводительное письмо к отклику. Отклики без них не рассматриваются;

Тестовое задание

Тебе прислали договор от клиента, который необходимо вычитать и дать правки и комментарии. Это агентский договор. Мы здесь - Agent, клиент - Principal, наши поставщики - Vendors, наша комиссия за организацию мероприятия - Service Fee.

Твоя задача - изучить фрагмент договора и сделать следующее:

Найти минимум 3 потенциально рискованных пункта для нас.

Объяснить, почему они могут быть проблемой.

Предложить альтернативные формулировки

If the Agent cancels the Event and the Principal declines to reschedule, the Agent shall refund all advance payments and compensate documented damages (including travel, accommodation, and confirmed third-party costs) within 3 business days. The compensation amount shall be the greater of 100% of the Service Fee and the total documented damages.

A delay of more than 2 hours shall be deemed an Event cancellation.

If the Principal cancels the Event after Vendor reservations are paid, any confirmed non-refundable Vendor costs shall be reimbursed as part of Vendor Costs, supported by the relevant agreements, invoices, and bank confirmations. This reimbursement is the Agent’s sole remedy in such cases.

All Services and related deliverables must meet agreed quality standards and applicable legal norms. Items or services of improper quality may be rejected by the Principal, and their cost shall be deducted fully from the final invoice;

In case of catering, the Аgent is responsible for the fact that the Vendor will:

• ensure the quality and conformity of prepared meals, drinks and equipment to sanitary and hygienic norms, as well as compensate for damages and losses incurred by the Principal due to improper quality or inconsistency of food, drinks, equipment, etc. with the specified regulations, other violations of obligations hereof, including, but not limited to, food poisoning of guests.
• ensure the passage of medical checks and compliance with hygienic standards by personnel, namely personal hygiene, wearing clean special clothes, shoes and personal protective equipment, storing personal belongings separately from special clothes and shoes.
• ensure the conduct of studies and analyses established by sanitary legislation.

Мы ждем от вас на почту:

Резюме с описанием релевантных навыков и опыта;

Сопроводительное письмо в виде сообщения;

Выполненное тестовое задание в формате pdf.