Личный ассистент в семью

В семью, состоящую из руководителя и его супруги для развития Family office требуется личный помощник.

Важно! Нужен человек, которому можно делегировать решение деликатных моментов по быту, личных вопросов семьи.

Обязанности:

1.Календарь:

добавлять в календарь поездки, отпуска, прочие мероприятия;

оперативно корректировать, переносить события, уведомлять об этом руководителей;

организовывать личные и рабочие встречи, в комфортное время, исходя из графика и насыщенности дня.

2. Быт и дом:

коммуницировать с клинингом, назначать время и давать поручения по уборке;

взаимодействовать с личным поваром, контролировать меню для руководителей, исходя из назначений врача и личных предпочтений;

заказывать необходимые товары с маркетплейсов(ozon,wildberries), отправлять службой CDEK, авито, контролировать доставки и взаимодействовать с курьерами;

искать подрядчиков для определенного вида работ( установка зарядной станции для электромобиля, починка электрического котла, сборка мебели);

организовывать пространство в доме( минимизация визуального "шума" на кухне(банки, контейнеры), в гардеробной(коробки, разделители) и т.д).

3. Travel поддержка:

покупать ж/д и авиа билеты, регистрировать на рейсы, осуществлять мониторинг габаритов багажа, изменений рейса;

контролировать сборы документов и нужных вещей в поездку, исходя из необходимости руководителей(медикаменты, солнцезащитный крем, распечатанные ваучеры, страховки);

заниматься поиском туров, бронировать отели для рабочих поездок и отдыха;

составлять маршруты и обозначать инфраструктуру в локации руководителей( как добраться до Биг Будды в Таиланде или где ближайший магазин в Казани).

4. Медицина:

вести медицинский календарь, фиксировать рекомендации данных заранее;

составлять график приема медикаментов, сдачи анализов, назначенных врачом;

искать специалистов любых направлений, организовывать медицинские мероприятия разной сложности(роды в Аргентине, гнатолог в Москве, специалист по ЛФК после перелома руки).

5. Досуг:

организовывать личное время руководителей( забронировать столик в ресторане, найти эротический квест);

контролировать и подбирать подарки на праздники и дни рождения членов семьи, друзей;

заниматься поиском мероприятий под запрос, покупать билеты, бронировать, регистрировать( премьера спектакля в театре, кино, экскурсия на шоколадную фабрику).

6. Документация и отчетность:

осуществлять ведение электронной базы данных документов из разных сфер жизни(медицинские заключения, договоры, связанные с авто и тд), своевременно пополнять в зависимости от актуальности;

осуществлять ведение базовой отчетности о финансах, потраченных на нужды семьи;

контролировать вопросы возврата товаров и услуг(начиная от коврика для йоги, заканчивая туром в отпуск).

7. Выполнение личных поручений и просьб разного плана:

встретить гостей в отсутствие руководителей и помочь с обустройством в доме;

помочь собрать личные вещи в поездку;

отвезти автомобиль на мойку (предоставляется), организовать замену сезонной резины, записать на ТО.

Пожелания к кандидату:

обязательно опыт работы личным ассистентом/помощником руководителя;

фиксировать предпочтения руководителей в регламенты, структурировать информацию;

проактивная позиция(решать проблемы до того, как на них акцентировали внимание);

оперативно коммуницировать с руководителями;

хотеть и уметь разбираться в новых сферах, если стоит такая задача;

быть самостоятельным и уметь мыслить на один или два шага вперед( проявлять инициативу, выдвигать предложения об улучшении сфер жизни руководителей);

вакансия подразумевает полную включенность и занятость, поэтому в качестве подработки не рассматривается;

в работе придется столкнуться с вопросами коммуникации с автомобилем, поэтому права категории В и водительский опыт будут определенным преимуществом.

Условия:

лояльные руководители, которые уважают труд и готовы его поощрять;

гибридный формат работы( в основном удалённо, с редкими выездами по необходимости и предварительному обсуждению);

стабильная заработная плата в размере 100.000-150.000 рублей( финальные условия обсуждаются с успешным кандидатом);

возможность карьерного роста до главы family office и расширения зоны ответственности.

Этапы собеседования

1 - тестовое задание для понимания мотивации и компетенции кандидата;

2 - телефонный разговор 5-7 минут для проверки адекватности и комфорта общения друг с другом перед основным этапом общения;

3 - звонок по видеосвязи 30-40 минут. Подробное интервью, на котором руководители зададут вопросы в формате моделирования реальных ситуаций, решение которых нужно предоставить во время работы личным ассистентом(например: за 2 часа до назначенного времени сотрудник клининга заболел и сообщил, что не приедет, а уборка необходима сегодня).

Если дочитали вакансию до конца, начните сопроводительное письмо со слов: «Я тот, кто Вам нужен » и расскажите о мотивации работать личным помощником и работать именно у нас.