Помощник/бизнес ассистент руководителя

Добрый день. Я Снежана, партнер и руководитель компании по производству и продаже одежды /товаров для мастеров, в поиске личного ассистента /помощника для бизнес и редко личных задач, на удаленную занятость.

Немного о нас:

• Мы производим одежду и товары под своими брендами и продаем на маркетплейсах (Вайлдбериз/Озон) /через сайт
• Работаем в РФ и Бразилии
• Нашу компанию рекомендует торгово промышленная палата РФ в Бразилии
• Это семейное дело (брат и сестра)
• Мы обожаем свое дело, продукты, которые создаем
• Наше худи участвовало в фильме Лед 3
• Мы на рынке более 4х лет
• У нас небольшая команда, кроме нас с братом, бухгалтер /товаровед и девушка на отзывах. Сейчас ищем еще двух - ассистента и менеджера мп
• Задачи всегда будут разноплановыми, из разных отделов /направлений
• Мы мыслим и принимаем решение только на основе цифр

Что вы получите работая в нашей компании:

• Оплата: оклад + участие в командных бонусах от прибыли. Чем успешнее компания, тем успешнее вы
• Оплату всегда в срок, без задержек
• Возможность карьерного роста и развития, как вертикального, так и горизонтального
• Возможность влиять на результат, выдвигать и реализовывать свои инициативы
• Курсы /обучения/платные сервисы/АИ инструменты
• Возможность брать 1 доп выходной в месяц, для перезагрузки
• Удаленная работа
• Работа в международной компании
• По части задач есть инструкции

Что вы будете делать:

Основная задача это взятие на себя рутинных, регулярных, организационных задач и коммуникации. Все задачи сами по себе максимально простые и не требуют каких то специальных навыков.

• Управлять моим временем, календарем, нагрузкой. Здесь вы рулите и ваш конечный продукт это мои время/ресурсы, подключаться во время, помогать в авралах, напоминать о важном, контролить, что не забыла
• Взятие на себя коммуникацию. Я не люблю общаться, особенно переписки и когда меня "дергают", поэтому вы мой режим единого окна. Здесь же, вы отслеживаете что пишут мне /хотят от меня и сортируете - что-то берете на себя, там где реально нужна я - ставите мне в задачи, управляете дедлайном
• Работа с блогерами, контентом и соц. сетями: поиск и взаимодействие с блогерами, огранизация контента и отзывов, контроль, решение возникших ситуаций, регулярная публикация контента
• Сбор цифр, работа с информацией, присутствие на ключевых созвонах и их протокол, изучение темы и предоставление мне сути, заказ товаров, создание документов
• Работа с AI инструментами
• Поиск и коммуникация с кандидатами и подрядчиками, решение ситуаций, умение добиться нужного нам результата
• Организация доставок /образцов /нужного результата в сиюминутных задачах /инструкций /структуры и порядка

Пример реальных задач:

• Сделать нужный по ситуации договор с помощью АИ или найденного вами подходящего шаблона, заполнить и предоставить полностью готовым к использованию
• Регулярная публикация контента согласно графику
• Поиск блогеров для контента или для продаж, что вкл. в себя сбор цифр и выбор подходящих на их основе
• Учет контента и составление плана для генерации нового
• Генерация контента (видео и статьи) с помощью АИ и сервисов для монтажа
• Организация и полный контроль курьерской доставки
• Поиск нового подрядчика по фурнитуре
• Заполнение/загрузка отчетов согласно графику по инструкции
• Создание нужного ситуативного отчета, с нуля, например: мне нужны цифры по средней конверсии из охвата роликов в переходы и заказы за месяц. Нужно использовать такой то отчет вб, берете вот там и данные по охватам из наших соц сетей
• Мелкие платежи, в тч регулярные и внесение их в журнал операций
• Сделать правки на сайте

Требования:

• Высшее в сфере управление людьми /организациями - не обязательно, но будет плюсом
• Знание техник по управлению временем и опыт применения данных знаний для руководителя
• Организаторские навыки (у вас есть кейсы)
• Навыки в задачах выше, а где пробел - готовность самой и быстро освоить
• Отличное владение гуглом, AI
• Идеально, если работали с блогерами и соц. сетями, тк эта задача будет занимать большую часть времени
• Вы осознанно ищете работу, хотите строить карьеру в данном направлении. Вам нравится должность бизнес ассистента, ищете работу на долгий срок (от двух лет)

Soft:

• Задачи простые, но часто процессные, разноплановые и их много, плюс я сама по себе хаосного типа личность. Вы обязательно должны уметь обрабатывать и структурировать потоки информации, приоритизировать, держать фокус на конечном продукте той или иной задачи. Не теряться в потоке, а организовывать и управлять им
• Высокий уровень самостоятельности и сообразительности. Я ищу взрослого человека, специалиста своего дела. Если задача для вас новая, это ваша ответственность самой разобраться как ее делать, для этого у вас есть ИИ, технические поддержки, гугл, наши инструкции. Ко мне идете в последнюю очередь, а не первую - строго. Плохие инструкции - сами инициировали встречу со мной, взяли данные и создали новые
• Адаптивность, стрессоустойчивость, хорошая скорость работы мозга, проактивность
• Высокий уровень внимательности, тк будет работа с данными, документами и цифрами
• Спокойное отношение к коммуникации, в тч массовой, не устаете от этого
• Вы спокойный, честный, надежный человек, на которого я могу положиться. С внутренним локусом контроля, ответственностью за себя и свою работу
• Фокус на конечном продукте, а не на процессе. Не заказать курьера, а во время прибывший товар, не сделать документ, а чтобы я его распечатала и отправила не проверяя за вами
• Умеете работать как строго по инструкции, так и в режиме неопределенности, только с критерием результата
• Умеете самостоятельно делать выбор, на основе заданных критериев и обосновывать, опираясь на цифры. Например, если задача отправка образца, с таким то бюджетом, все что я жду от вас - отчет что все отправлено / все получено, кроме форс мажоров.

С кем не сработаюсь, на основе опыта:

• Приходя на должность моего ассистента, вы ожидаете, что я буду сидеть с вами бок о бок в каждой новой для вас задаче и помогать вам. Новые задачи будут всегда и это вы мой помощник, а не я ваш
• Вы не умеете думать наперед, видеть причинно следственные связи, опираться на цифры, предвосхищать проблемы, планировать
• Часто меняете работу, увлечения, не выносите рутину, регулярные постоянные задачи, общение с разными людьми
• Эмоциональность, зависимость от похвалы, постоянная инициация выяснения отношений в любой момент, когда вам этого хочется
• Общения, хаоса и моей нагрузки становится больше, чем без вас. Когда что-то не знаете, сразу пишете мне и обратная сторона, боитесь позвонить когда дело того требует
• Не соблюдение рабочей иерархии, дисциплины, принципов компании
• Не умение самой делать выбор при наличии критериев результата или обратная сторона - не соблюдение критериев
• Халатное отношение к деньгам компании
• Боязнь общаться, позвонить и решить вопрос с курьером/подрядчиком, идете ко мне, чтобы я пошла и разобралась
• Невнимательность к цифрам /данным. Я постоянно нахожу ошибки и мне нужно всегда перепроверять за вами
• Безответственное отношение к задачам, соблюдению периодичности, дедлайнам. Для вас нормально выполнять работу в стиле «и так сойдет» и спокойно уходите на выходной, зафакапив выполнение горящей важной задачи. Нет четкости и прозрачности в работе с вами, нужно самой вытягивать что с задачей, что вы имеете в виду в сообщении, почему не сделали и тд.

• Оплата 60 000 руб. (оклад + kpi) + командные бонусы
• Исп. срок 3 мес.: оплата 50 000 рублей
• Мск. время, 5/2, с 9-18ч, на связи до 19ч, кроме форс мажоров (строго не гибкий график /не фриланс /не совмещение)
• Адаптация 4 недели. Я смотрю что и как вы делаете, даю ОС что ок /что не ок, так вы перенимаете логику мышления и учитесь
• Каждое утро отвожу время на ответы на ваши вопросы по задачам
• Если форс мажор - подключаете меня в любое время
• 2 отчета в день, утром до 10 и вечером, с 17.45 до 18.30
• Работа в юджайл и гугл докс
• Гос. праздники отдыхаете, если заболеете - лечитесь, когда нужно в отпуск - едете
• Приобретение нужных для работы обучений /курсов /сервисов
• Подарки от компании

Этапы:

• Отклик
• Гугл форма
• Мое сообщение в телеге
• Тест на тип личности
• Встреча со мной по видео связи (зум)
• Тестовое задание (возможно сразу тестовый день, перетекающий в исп. срок)
• Получаю рекомендации от вашего работодателя
• Подписываем nda и начинаете работу
• В конце первой недели подбиваем итог и подписываем договор
• Испытательный срок (3 месяца)
• Продолжаем работу.

До встречи.