Личный помощник / Personal Assistant

Личный помощник (удаленная работа, неполный рабочий день)

Ключевая цель должности

Обеспечивать всестороннюю административную, организационную и оперативную поддержку руководителя для обеспечения эффективного управления временем, бесперебойной координации повседневной деятельности и эффективного выполнения личных и профессиональных задач.

Личный помощник выступает в качестве ключевого контактного лица, обеспечивая структурированность, конфиденциальность и проактивное решение проблем во всех вопросах.

Ключевые бизнес-процессы

• Управление календарем руководителя и коммуникациями.
• Планирование поездок и координация логистики.
• Организация документов и ведение учета документации.
• Административная поддержка личных и бытовых вопросов.
• Координация работы подрядчиков, поставщиков услуг и внешних заинтересованных сторон.
• Трекинг задач, расстановка приоритетов и управление сроками.

Должностные обязанности

1. Координация поездок и логистики (основная обязанность)

Это наиболее важная часть работы, требующая исключительной оперативности, точности и обслуживания на уровне VIP.

• Организация сложных международных поездок, включая авиаперелеты, размещение (проживание), трансферы и оформление визовых документов.
• Бронирование и управление услугами: встреча и сопровождение, услуги консьержа, VIP-услуги в аэропорту и индивидуальная поддержка.
• Осуществление срочных изменений, отмен, перебронирований и повышений класса билетов с минимальной задержкой.
• Непосредственное общение с авиакомпаниями, консьерж-службами и партнерами по путешествиям для быстрого и эффективного решения вопросов.
• Поиск, выбор и бронирование отелей премиум-класса в соответствии с требуемыми стандартами обслуживания.
• Бронирование высококлассных ресторанов, развлечений и услуг в соответствии с предпочтениями руководителя.
• Подготовка комплексных маршрутов путешествий со всеми необходимыми подтверждениями, временем, контактами и логистикой.

2. Управление документами и административными вопросами

• Ведение и управление детальным и четким календарем для руководителя и его семьи, обеспечение правильного планирования деловых и личных обязательств.
• Ведение организованной системы файлов, контрактов, квитанций, личных документов и записей о поездках.

3. Личная и хозяйственная поддержка

• Организация и планирование посещений врачей для руководителя и членов его семьи.
• Поиск, выбор и координация образовательной поддержки, такой как репетиторы для ребенка-подростка.
• Контроль и отслеживание личных платежей, продлений, членств и приближающихся сроков.
• Координация услуг, связанных с домом, и внешних подрядчиков, по мере необходимости.

Конфиденциальность и профессиональное поведение

• Строгое соблюдение конфиденциальности при работе со всей личной, семейной и корпоративной информацией.
• Постоянное проявление тактичности, профессионализма и высоких стандартов личного поведения.

Требуемый опыт и квалификация

• Надежность, конфиденциальность и профессионализм.
• Исключительное внимание к деталям и структурированное мышление.
• Умение расставлять приоритеты и выполнять несколько задач одновременно.
• Проактивная позиция с умением предвидеть потребности.
• Спокойствие и ориентация на решение проблем в стрессовых ситуациях.
• Отличные навыки межличностного общения и коммуникации.
• Адаптивность и инициативность в решении непредвиденных проблем.
• Свободное владение английским языком, отличные навыки письменной и устной коммуникации.
• Уверенность в обращении с международными звонками и сотрудничестве с коллегами из разных часовых поясов.
• Способность работать неполный рабочий день и удаленно, сохраняя при этом высокую производительность.

Компенсационный пакет

• Конкурентоспособная базовая заработная плата.
• Профессиональное развитие.
• Удаленная работа неполный рабочий день.

Personal Assistant (remote, part time)

Position Key Goal

Provide comprehensive administrative, organizational, and operational support to the Executive to ensure efficient time management, smooth coordination of daily activities, and effective execution of personal and professional tasks.

The Personal Assistant acts as a key point of contact, ensuring structure, confidentiality, and proactive problem-solving in all matters.

Key business processes

• Executive calendar and communication management

• Travel planning and logistics coordination

• Document organization and record-keeping

• Personal and household administrative support

• Vendor, service provider, and external stakeholder coordination

• Task tracking, prioritization, and deadline management

Job Functions

1. Travel & Logistics Coordination (Primary Responsibility)

This is the most critical part of the role and requires exceptional speed, accuracy, and VIP-standard service.

• Arrange complex international travel, including flights, accommodations, transfers, and visa-related documentation.

• Book and manage services: meet-and-assist, concierge requests, airport VIP services , and personalized support.

• Make urgent ticket changes, cancellations, rebookings, and upgrades with minimal delay.

• Communicate directly with airlines, concierge services, and travel partners to resolve issues quickly and efficiently.

• Research, select, and book premium hotels based on required service standards.

• Reserve high-end restaurants, experiences, and services according to the Executive’s preferences.

• Prepare comprehensive travel itineraries with all relevant confirmations, times, contacts, and logistics.

2. Document & Administration Management

• Maintain and manage a detailed and accurate calendar for the Executive and the family, ensuring correct scheduling of business and personal commitments.

• Maintain an organized system of files, contracts, receipts, personal documents, and travel records.

3. Personal & Household Support

• Organize and schedule medical appointments for the Executive and family members.

• Research, select, and coordinate educational support such as tutors for the teenager.

• Monitor and track personal payments, renewals, memberships, and upcoming deadlines.

• Coordinate household-related services and external contractors when necessary.

Confidentiality & Professional Conduct

• Handle all personal, family, and corporate information with strict confidentiality.

• Demonstrate discretion, professionalism, and a high standard of personal conduct at all times.

Required experience and background

• High integrity, confidentiality, and professionalism.

• Exceptional attention to detail and structured thinking.

• Strong ability to prioritize and multitask.

• Proactive attitude with the ability to anticipate needs.

• Calm and solution-focused approach under pressure.

• Excellent interpersonal and communication skills.

• Adaptability and initiative in resolving unexpected issues.

• Fluency in English, with excellent written and verbal communication skills.
• Comfortable handling international calls and collaborating across time zones.
• Ability to work part-time and remotely while maintaining productivity.

Remuneration Package

• Competitive base salary.

• Professional development.

• Remote part-time work.