Lead Office Secretary

Freedom24 — надежный онлайн-брокер с экспертизой на фондовых рынках США, Европы и Азии. Компания зарегистрирована на Кипре и предлагает широкий спектр финансовых услуг.

Команда Freedom — это сообщество высококлассных профессионалов, заряженных энергией и новаторскими идеями. Нас объединяет стремление к результату и вера в силу командной работы, основанной на индивидуальных качествах каждого. Мы работаем в динамичной среде и кросс-функциональных командах, где каждый стремится к наилучшему результату и понимает свою ценность.

Если вам близки наши ценности, и вы чувствуете, что мы подходим друг другу — ознакомьтесь с этой вакансией.

Обязанности:

• Руководство, координация и развитие команды секретарей и ресепшн (до 8 человек) в нескольких офисах, обеспечение высокой эффективности, вовлеченности и профессионального роста сотрудников;

• Роль тимлида и наставника для административной команды: поддержка адаптации новых сотрудников, обучение, распределение нагрузки, выравнивание по целям и развитие компетенций;

• Выстраивание и постоянное улучшение административных и офисных процессов с едиными стандартами сервиса во всех локациях;

• Контроль ежедневной административной деятельности: документооборот, деловая переписка, ведение календарей, координация офисных задач;

• Управление внутренними и внешними коммуникациями: электронная почта, телефонные звонки, прием посетителей, официальная корреспонденция;

• Координация встреч, совещаний и календарей руководителей, обеспечение четкой коммуникации и корректной расстановки приоритетов;

• Организация системы хранения и управления документами с соблюдением точности, конфиденциальности и удобного доступа к информации;

• Контроль офисной инфраструктуры: закупка канцелярии и расходных материалов, взаимодействие с подрядчиками и внешними сервис-провайдерами;

• Выполнение роли связующего звена между руководством и административной командой, проактивное решение операционных вопросов и предложение улучшений;

• Обеспечение строгого соблюдения конфиденциальности и корректной работы с чувствительной корпоративной информацией.

• Опыт работы в роли старшего/ведущего секретаря, офис-менеджера или руководителя административной команды;

• Опыт управления или координации команды, развитые навыки работы с людьми и наставничества;

• Отличные организационные навыки, умение эффективно управлять временем и расставлять приоритеты;

• Свободное устное и письменное владение английским языком (знание других языков будет преимуществом);

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook) и инструментами офисного администрирования;

• Высокая внимательность к деталям, аккуратность и ориентация на процессы;

• Способность работать в режиме многозадачности и эффективно руководить в динамичной среде с несколькими офисами;

• Профессиональный, проактивный и клиентоориентированный подход;

• Приветствуется диплом или высшее образование в области бизнес-администрирования или смежных направлений.

Мы предлагаем:

• Работу в современном офисе в центре Лимассола в команде открытых и профессиональных людей;

• Визовая поддержка для сотрудников и членов их семьи;

• Компенсация 30% годовой стоимости медицинского плана, выбранного сотрудником в любой страховой компании;

• 21 рабочий день оплачиваемого отпуска;

• 12 дополнительных выходных в год за счёт компании;

• Оплачиваемые больничные;

• Тимбилдинги, корпоративные мероприятия, футбольный и волейбольный клубы, языковой клуб, спортивные мероприятия и челленджи;

• Конкурентный уровень заработной платы.