Администратор/ассистент менеджмента и операций

Dream House Group – динамично развивающаяся компания, работающая на рынке недвижимости Бали. В связи с активным ростом, мы ищем энергичного и ответственного Администратора/ассистента менеджмента и операций. Если вы готовы к разнообразным и интересным задачам, хотите стать частью дружной команды и развиваться в перспективной сфере, мы ждем вас

Обязанности:

• Ведение карточек активов

Заполнение унифицированной формы (права/обременения/ стадия/следующий шаг/ответственный/срок), ведение единого реестра и актуальности версий

• Запуск работ по задачам активов/прав

(земельный участок, доля, объект, иные активы): чек-лист стадий, раскладка задач в Yougile по ролям (юристы/финансы/ агенты/архитекторы/УК/владельцы), контроль готовности входных данных

• Переоформления/разрешения

Координация действий внутренних и внешних исполнителей (юристы, агенты, нотариусы, архитекторы, УК) до закрытия этапов и получения подтверждающих документов

• Связка с финконтуром

Согласование платежных вех/доверенностей, контроль оплат по этапам, отметка в платёжном плане и фиксация подтверждений

• Архив и оригиналы

Структурирование полного пакета (договоры, акты, платежи, переписка, правоустанавливающие), учёт движения/выдачи/возврата оригиналов, быстрый поиск по объекту/контрагенту/дате

• Zoom-координация (внут./внеш.)

Календарь, повестка, фиксация договорённостей

• Пост-митинг

АI-резюме, предложение разметки в чек-пункты; после согласования - разнос задач в Yougile (ответственный/срок/ приоритет).

• Управленческая отчётность

Сбор/верификация сводок по направлениям; консолидация в пакет для руководства (weekly/monthly)

• Исполнение персональных поручений

По рабочим вопросам учредителей и СЕО

Требования:

• Знание английского языка на уровне B1-B2

• Опыт работы: От 2-3 лет на позициях координатора проектов, специалиста по документообороту, ассистента руководителя или ведущего административного специалиста

• Организационные навыки:

  • Высокий уровень самоорганизации, системное мышление и способность структурировать большие объемы информации.

  • Умение эффективно планировать, расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности.

  • Исключительная внимательность к деталям, аккуратность и точность в работе с документами и данными.

• Коммуникативные навыки:

  • Отличные навыки письменной и устной деловой коммуникации.

  • Умение выстраивать эффективное взаимодействие с внутренними подразделениями (юристы, финансисты, бухгалтерия) и внешними контрагентами (агенты, нотариусы, УК, владельцы).

  • Навыки ведения деловой переписки, составления протоколов и фиксации договоренностей.

• Владение ПО и инструментами:

  • Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook) и/или Google Workspace.

  • Опыт работы с системами управления проектами и задачами (Yougile или аналогичные CRM/ERP системы)

  • Готовность осваивать и применять новые инструменты, включая AI для обработки информации (например, AI-резюмирование встреч).

  • Навыки работы с электронным документооборотом и архивирования.

• Деловые качества:

  • Высокий уровень ответственности, проактивность и инициативность в решении задач.

  • Способность к самостоятельной работе и принятию решений в рамках своей компетенции.

  • Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдать коммерческую тайну.

  • Аналитические способности для сбора, верификации и консолидации отчетности.

• Зарплата: 70 000 ₽
• На Бали: 800 USD
• Испытательный срок (1–2 месяца): –15%
• Рабочий день 5/2 (с 09:00-18:00 по Бали)

Для подтверждения внимательного ознакомления с вакансией, пожалуйста, укажите кодовое слово "БАЛИ" в сопроводительном письме. После этого мы направим вам тестовое задание.