Офис-менеджер

Административная поддержка

• Организация бесперебойной работы офиса.

• Ведение делопроизводства, регистрация и хранение входящей/исходящей корреспонденции.

• Подготовка служебных документов, писем, приказов, распоряжений.

Координация работы офиса

• Встреча и прием посетителей, организация переговоров, деловых встреч.

• Ведение телефонных переговоров, распределение звонков.

• Обеспечение сотрудников всем необходимым (канцелярия, техника, бытовые товары).

Документооборот и отчетность

• Контроль исполнения поручений руководителя.

• Составление отчетов, ведение базы данных.

• Организация архива документов.

Взаимодействие с подрядчиками и внешними организациями

• Заключение и сопровождение договоров с сервисными компаниями (уборка, курьеры, связь, интернет, доставка и др.).

• Взаимодействие с государственными органами (по доверенности).

Кадрово-организационная поддержка

• Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы).

• Подготовка мероприятий для сотрудников (корпоративы, тренинги).

• Участие в адаптации новых сотрудников (оформление рабочего места).

Финансово-хозяйственные функции

• Контроль хозяйственных расходов офиса.

• Ведение кассовых документов (при необходимости).

• Контроль за исправностью офисной техники.

Образование и опыт:

Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно в области менеджмента, лингвистики, администрирования, экономики).

Опыт работы на аналогичной должности от 1 года (желательно).

Знания и навыки:

Владение компьютером и офисными программами (MS Office, Excel, Outlook, Google Workspace).

Навыки ведения документооборота и деловой переписки.

Грамотная устная и письменная речь (русский язык обязательно, английский — преимущество).

Организаторские способности, умение планировать и расставлять приоритеты.

Навыки делового общения, умение вести переговоры.

Личные качества:

Ответственность, аккуратность, исполнительность.

Коммуникабельность и доброжелательность.

Стрессоустойчивость, многозадачность.

Внимательность к деталям, умение работать с большим объемом информации.

График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (с перерывом на обед).

Ежегодный оплачиваемый отпуск — 20 рабочих дней.

Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым законодательством