Lead Office Secretary (Cyprus)

Для кандидатов, находящихся на Кипре

Должность: Руководитель офиса / Lead Office Secretary
Формат работы: Офис

Компания с опытом работы на рынках США, Европы и Азии, предлагающая широкий спектр финансовых услуг. Команда состоит из высококвалифицированных специалистов, энергичных и полных новых идей. Мы ориентированы на результат и верим в силу командной работы, где каждый вносит значимый вклад. Работа проходит в динамичной среде в рамках кросс-функциональных команд.

Обязанности

• Руководство, развитие и контроль команды офисных секретарей и ресепшионистов (до 8 человек) в нескольких офисах.
• Наставничество и поддержка: адаптация новых сотрудников, обучение, распределение задач, оценка производительности и профессиональное развитие команды.
• Внедрение, стандартизация и улучшение административных процессов для обеспечения единых стандартов обслуживания во всех офисах.
• Контроль ежедневной административной работы: документооборот, переписка, календари, координация офиса.
• Управление внутренними и внешними коммуникациями: электронная почта, звонки, встречи с посетителями, официальная переписка.
• Организация и контроль расписания встреч, согласование календарей руководителей.
• Обеспечение эффективного документооборота и системы хранения, сохранение конфиденциальности и доступности ключевой информации.
• Контроль офисной деятельности: закупка расходных материалов, взаимодействие с поставщиками и внешними сервисами.
• Являться ключевым контактным лицом между руководством и административной командой, решать текущие вопросы и предлагать улучшения.
• Поддержка руководства в сложных административных задачах и специальных проектах.
• Обеспечение конфиденциального обращения с чувствительной корпоративной информацией.

Требования

• Опыт работы на должностях старшего/ведущего секретаря, офис-менеджера или руководителя административной команды.
• Опыт управления командой, умение наставлять и развивать сотрудников.
• Отличные организационные навыки, умение расставлять приоритеты и управлять временем.
• Свободное владение английским языком (дополнительные языки — преимущество).
• Владение MS Office (Word, Excel, Outlook) и инструментами управления офисом.
• Внимание к деталям, точность и процессная ориентированность.
• Умение работать в динамичной многозадачной среде.
• Профессиональный, инициативный и ориентированный на сервис подход.
• Приветствуется образование в области бизнес-администрирования или смежных сферах.

Условия

• Работа в современном офисе в центре города с открытой и дружелюбной командой.
• Компания покрывает 30% стоимости медицинской страховки, выбранной сотрудником.
• 21 рабочий день оплачиваемого отпуска в год.
• 12 дополнительных оплачиваемых дней в год от компании.
• Оплачиваемые больничные.
• Тимбилдинги, корпоративные мероприятия, футбольные и волейбольные клубы, спортивные соревнования и челленджи.