Бизнес асисент собственника бизнеса

Коротко о нас:

Мы — компания-поставщик для государства. Выстроили четкий конвейер по работе с тендерами: поиск → анализ → подача → исполнение. Ищем ключевого человека, который станет «центром управления» этого конвейера, моим правым плечом и гарантом того, что система работает как часы.

Чем предстоит заниматься (конкретно):

1. Управление моим временем и коммуникациями:

— Полный контроль графика, приоритизация задач, организация встреч.

— Обработка входящей информации (письма, чаты), подготовка решений «под ключ».

2. Контроль всего тендерного конвейера:

— Ведение единой dashbord-таблицы со статусами всех закупок (от поиска до закрытия контракта).

— Ежедневный мониторинг дедлайнов и напоминания команде (аналитикам, тендерным менеджерам).

— Организация еженедельных планерок, сбор проблем и фиксация решений.

— Подготовка для меня кратких и наглядных отчетов по всей деятельности отдела.

3. Операционная поддержка отдела:

— Помощь в подборе новых сотрудников в отдел: первичный скрининг резюме, организация собеседований, онбординг.

— Улучшение и поддержание регламентов работы (вы будете тем, кто следит, чтобы процессы соблюдались).

— Работа с документами (подготовка приказов, писем, коммерческих предложений по шаблонам).

Что уже есть (чтобы вы не делали всё с нуля):

— Готовая процессная схема работы отдела (поиск → анализ → подача → исполнение).

— Прописанные регламенты и чек-листы для каждой роли.

— Команда специалистов на каждом этапе (аналитик, тендерный менеджер, менеджер по исполнению).

— Ваша задача — не делать их работу, а обеспечивать слаженность их работы.

Мы ищем человека, который:

— Системный мыслящий. Видит не разрозненные задачи, а процессы. Любит порядок и ясность.

— Проактивный. Сам видит проблему, предлагает решение, а не ждет указаний.

— Коммуникабельный и тактичный. Сможет мягко, но настойчиво требовать от коллег соблюдения сроков и регламентов.

— Цифровой. Свободно работает с Google Таблицами/Excel (сводные таблицы, формулы), Trello/Notion, почтой, мессенджерами.

— Ответственный. Понимает, что от его работы зависит результат всей команды.

— Имеет опыт в госзакупках или смежных областях (юриспруденция, документооборот, проектное управление) — будет огромным плюсом.

Что мы предлагаем:

— Ключевую роль в быстрорастущем бизнесе. Вы не «ещё один ассистент», а операционный директор в миниатюре.

— Возможность строить и улучшать систему с нуля и видеть прямой результат своей работы.

— Удалённую работу с посещением офиса в Москве по необходимости (обсудимо).

— Официальное оформление, конкурентную «белую» зарплату (обсуждается по результатам собеседования).

— Гибкий график, но с жёстким требованием к результатам и доступностью в рабочие часы.