Ассистент исполнительного директора

Цель должности: Обеспечение бесперебойной, организованной и эффективной работы исполнительного директора, координация процессов внутри Альянса, помощь в реализации проектов и коммуникации с членами Альянса

2.1. Организационно-административная поддержка

1. Ведение календаря исполнительного директора:

- планирование встреч, звонков, визитов, командировок;

- контроль за временем проведения мероприятий;

- обеспечение своевременных напоминаний.

2. Подготовка и организация встреч:

- составление повесток, протоколов, списков участников;

- подготовка презентационных материалов;

- оформление итоговых решений и чек-листов.

3. Документооборот:

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

- подготовка писем, уведомлений, справок, запросов;

- оформление договоров и приложений по шаблонам Альянса.

2.2. Коммуникации и взаимодействие с членами Альянса

1. Ведение и модерирование рабочих WhatsApp/Telegram-групп.

2. Оперативное информирование членов Альянса о событиях, заседаниях,

инициативах.

3. 4. Сбор предложений, комментариев, голосований от членов Альянса.

Поддержка лидов в коммуникации с госорганами, партнёрами, экспертами.

2.3. Поддержка проектов и программ ЗАК

1. Координационная помощь в проектах

2. Подготовка материалов: брифов, аналитических записок, фидбэков, таблиц

мониторинга, отчетности.

3. Исследовательская поддержка — поиск данных, подготовка справок.

4. Контроль дедлайнов по проектам, уведомление директора и команды.

5. Подготовка заявок на мероприятия, списков участников, форм регистрации.

2.4. Сбор и подготовка медиа- и PR-материалов

1. Подготовка коротких текстов для соцсетей (анонсы, отчёты, объявления).

2. Сбор фото и видеоматериалов с мероприятий.

3. Ведение календаря информационных поводов.

4. Подготовка текстов благодарственных писем, официальных пресс-релизов.

5. Участие в подготовке годового отчёта Альянса.

2.5. Аналитическая и техническая поддержка

1. Подготовка презентаций (PowerPoint / Google Slides).

2. Ведение таблиц и баз данных (Google Sheets, Excel).

3. Составление реестров членов, обновление их статусов, контактов.

4. Подготовка черновиков аналитических документов, сравнительных таблиц.

2.6. Поддержка внутренних процессов

1. Организация заседаний Правления и Общего собрания Альянса.

2. Помощь в подготовке решений Правления.

3. Координация членских взносов: напоминания, списки, контроль оплат.

4. Ведение архива принятых решений.

5. Контроль актуальности рабочих документов Альянса.