Офис-менеджер

Ищем Доброжелательного и Отзывчивого офис-менеджера.

В нашей компании Офис-менеджер обеспечивает бесперебойное функционирование офиса, комфортные условия для работы сотрудников и выполняет административно-хозяйственные задачи. Отвечает за офисную инфраструктуру и часто является связующим звеном между разными подразделениями.

Ключевые направления и обязанности

1. Административно-хозяйственная деятельность:

· Поддержание порядка, чистоты и рабочего состояния офисных помещений.
· Ведение учета и управление офисным имуществом, техникой (оргтехника, мебель, кухонное оборудование).
· Закупка канцелярских товаров, хозяйственных и бытовых расходных материалов (кофе, чай, вода и т.д.).
· Организация ремонта помещений и офисной техники (взаимодействие с подрядчиками).
· Управление ключами, пропусками, парковкой.

2. Работа с документацией и корреспонденцией:

· Прием, регистрация, распределение и отправка входящей/исходящей корреспонденции (включая электронную почту, если это входит в обязанности).
· Документооборот внутри офиса (доставка документов между отделами).
· Архивация и систематизация документов.
· Помощь в подготовке простых документов (письма, счета, акты).

3. Организационная поддержка :

· Встреча и размещение гостей, клиентов, партнеров (приветствие, подготовка переговорной, организация напитков).
· Ответ на входящие телефонные звонки, первичная консультация и переадресация.
· Организация внутренних мероприятий (совещаний, встреч): бронирование комнат, подготовка оборудования, оформление.
· Помощь в организации корпоративных событий.

4. Поддержка сотрудников:

· Оформление заявок на бизнес-поездки (билеты, гостиницы, транспорт) для сотрудников.
· Решение текущих бытовых вопросов сотрудников (что-то сломалось, закончилось и т.д.).
· Обеспечение новых сотрудников рабочим местом, набором канцтоваров, доступом.

5. Управление офисной инфраструктурой и IT-базой:

· Контроль за состоянием офисной техники (принтеры, сканеры, МФУ), заказ расходных материалов (картриджи, бумага).
· Взаимодействие с IT-отделом или внешними подрядчиками по вопросам связи, интернета, телефонии, ПО.
· Управление договорами с обслуживающими компаниями (уборка, охрана, вывоз мусора, растения).

6. Финансово-учетные задачи:

· Составление и контроль бюджета на офисные расходы.
· Подготовка отчетов по расходам (канцелярия, хозяйственные нужды).
· Работа с первичной бухгалтерской документацией (счета, акты, накладные) – сбор, проверка, передача в бухгалтерию.

• Если всё это про тебя и для тебя, ждём твоё резюме. Отправляй отклик.