Ассистент генерального директора

Тосно, Московское шоссе, 1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планирование рабочего графика и календаря руководителя;
Планирование и организация встреч, телефонных переговоров, прием и передача сообщений.
Управление документацией. Организация системы хранения документов (цифровых и бумажных). Оперативный доступ к необходимым ресурсам для руководителя.
Составление и редактирование документов, презентаций, отчётов;
Контроль почты и коммуникаций. Регулярная проверка электронной почты, ответ на запросы в кратчайшие сроки. Своевременная отправка информации другим сотрудникам. Ведение деловой переписки.
Организация деловых поездок и командировок, встреч с партнёрами и клиентами. Бронирование билетов, отелей, трансфера, получение виз и других документов.
Осуществление процесса сдачи платежных документов (заявок на расходование денежных средств, актов выполненных работ и счетов-фактур) в финансовый отдел по договорам, находящимся в зоне ответственности ассистента. Работа в ЭДО (электронный документооборот).
Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, которые организовывает генеральный директор, либо представители холдинга FAREVA: сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения, повестке дня заседаний или совещаний и др.;
Ведение протокола совещаний.
Приготовление и подача горячих и прохладительных напитков.

Требования:

Уверенный пользователь MS Office, Microsoft Teams;
Английский язык (не ниже Advanced);
Знание делового этикета;
Желательно: опыт работы от 1 года в роли секретаря, офис-менеджера, координатора проектов;
Умение работать с документацией, таблицами, презентациями
Умение планировать как свое рабочее время, так и время руководителя
Знание основ экономики, финансовой системы

Условия: