Секретарь-делопроизводитель (офис-менеджер)

Критерии для отбора кандидата на должность секретаря – делопроизводителя (офис-менеджера)

Администрирование работы офиса:

• ведение реестра поручений на еженедельных планерках, контроль исполнения поручений;
• административно-хозяйственная поддержка офиса (контроль наличия и расхода канцелярских принадлежностей, контроль расходования расходных материалов их своевременная закупка и списание, обеспечение чистоты и порядка в офисе);
• координация документообеспечения сотрудников ЧК (регистрация входящей и исходящей документации, её архивирование и хранение);
• Подготовка различных отчетов согласно поручениям и вмененных обязанностей;
• Прием, встреча посетителей и распределение звонков, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• Обеспечение приема (отправка), учет, регистрацию получаемой и отправляемой корреспонденции, служебной документации, контроль исполнения документов, формирование дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также обеспечение сохранности и проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение.
• Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями ЧК (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация).
• Выполнение различных операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, обеспечение выполнения копировально-множительных работ.
• Принятие документов на подпись руководителей ЧК.
• 2. Администрирование работы легкового транспорта:
• контроль за путевыми листами;
• контроль прохождения медосмотра;
• контроль соответствия транспорта условиям договора.
• 3.Работа с документами:
• работа с первичной бухгалтерской документацией в части учета расходов по вмененным обязанностям в программе 1С Предприятие;
• подготовка накладных, счетов-фактур в части вмененных обязанностей.
• 4. Замещение:
• в период отсутствия менеджера по управлению персоналом, ведение табеля рабочего времени, ведение миграционной политики;
• 5.Обязанность переводчика с/на государственный, русский и английский языки (по мере необходимости):
• перевод договоров и контрактов, технических спецификаций и иной документации;
• перевод входящей/исходящей документации на государственный, русский и английский языки, согласно требованиям Законодательства РК о языках;
• ведение деловой корреспонденции на государственный, русский и английский языки.
• 6. Организация и учет командировочных расходов:
• работа с агентством по бронированию билетов и гостиниц сотрудникам офиса;
• самостоятельное бронирование билетов и гостиниц сотрудникам офиса;
• формирование отчетных командировочных документов сотрудников офиса и направление их в бухгалтерию, либо ввод в систему 1с Предприятие.
• 7.Планирование и учет Бюджета по офисным расходам:
• формирование бюджета расходов на закупку расходных материалов
• участие в формировании бюджета на командировочные расходы.
• Организация, либо участие в организации праздников и других корпоративных мероприятий.
• Исполнение иных поручений, не связанных с вышеперечисленными обязанностями

Условия:

• 5/2, 8 часовой рабочий день с 09.00 до 18.30 ч, обеденный перерыв с 13.00 - 14.30ч.
• Испытательный срок 3- месяца