Офис-менеджер

1) Осуществлять:

- подготовку и организацию работы приемной, рабочего места генерального директора, организацию проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин и др. оргтехники), средств коммуникаций на предмет определения готовности к эксплуатации, в случае выявления неисправностей вызывать специалистов для проведения ремонтных и иных видов работ;

- проверку санитарных условий работы приемной и кабинета генерального директора (освещение, вентиляция и температурный режим);

- обеспечение рабочего места генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора и приемной;

- печать по указанию генерального директора различных документов;

- отслеживание сроков выполнения поручений генерального директора, взятых на контроль;

- прием и регистрацию документов на подпись генеральному директору;

- организацию телефонных переговоров генерального директора, прием и передачу сообщений, фиксацию в его отсутствие принятых сообщений и доведение до сведения генерального директора их содержания;

- заказ авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц для командированного персонала согласно принятых норм компании;

- контроль за своевременной оплатой услуг (курьерская почта, туристическая компания, отели/гостиницы);

- работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня, их регистрация);

- своевременное предоставление сведений от исполнителей, вызов по его поручению работников;

- подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы и текущего решения задач;

- организацию встреч, приемов, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, посетителей, содействие в рассмотрении их просьб и предложений;

- прием визитных карточек, анализ их содержания, хранение;

- материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

- координирование работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организацию документооборота офиса;

- ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловой переписки, обеспечение рассылок необходимых материалов;

- координирование завершения работы приемной и кабинета генерального директора, подготовку к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации и пр.);

- работы по ведению архивного дела в организации (хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив) и др.

Необходимо иметь диплом об окончании высшего или среднего специального образования, без предъявления требований к стажу работы