Администратор бизнес центра

Обязанности администратора

1. Работа с арендаторами

• Встреча, поддержка и сопровождение арендаторов офисов.
• Ежедневная коммуникация по всем вопросам: доступы, уборка, инженерия, пропуска.
• Приём заявок (ремонт, оборудование) и передача ответственным подрядчикам.
• Контроль своевременного выполнения заявок.
• Ведение базы договоров аренды (сроки, продления, уведомления).

2. Управление персоналом и подрядчиками

Администратор полностью отвечает за работу обслуживающего персонала:

• Уборщики / клининг — графики, качество уборки, закупы химии.
• Охрана — дисциплина, журналы, пропускной режим.
• Техники / инженеры — регламентные работы, оперативные заявки.
• Подрядчики (пожарка, интернет, сервис офисов) — координация визитов, акты выполненных работ.

Задачи:

• Составление и контроль графиков персонала.
• Контроль внешнего вида и стандартов поведения сотрудников.
• Разбор нарушений, дисциплина персонала.
• Ежедневный обход здания с чек-листом.

3. Операционное управление зданием

• Ежедневный мониторинг состояния всех зон бизнес-центра: ресепшн, коридоры, санузлы, офисные этажи.
• Проверка работы инженерных систем: вентиляция, отопление, электричество, вода.
• Контроль расходных материалов: лампочки, сантехника, хозтовары.
• Контроль чистоты фасада, входной группы, парковки.
• Контроль работы видеонаблюдения и систем безопасности.
• Отчёт о любых неисправностях директору.

4. Финансово-административная часть

• Сбор счетов от поставщиков и подрядчиков.
• Учёт расходов по объекту.
• Контроль мелких закупок.
• Формирование бюджета на месяц (хозтовары, клининг, мелкий ремонт).
• Контроль сроков оплаты коммунальных услуг.
• Учёт показаний счётчиков (электричество, вода).

5. Ведение отчётности директору

Администратор обязан предоставлять:

• Ежедневный чек-лист состояния БЦ.
• Еженедельный отчёт: выполненные задачи, открытые заявки арендаторов, технические работы, планы следующей недели.
• Ежемесячный отчёт:
  • Состояние здания
  • Работа персонала
  • Движение расходных материалов
  • Финансовые расходы по объекту
  • Инциденты и решениЯ

6. Контроль сервисных офисов

Так как формат — serviced offices, администратор отвечает за:

• Готовность офисов к заселению.
• Проверку мебели, света, розеток, чистоты.
• Проведение инструктажа арендаторов (доступы, правила, контакты).
• Контроль выполнения регламентов уборки.
• Контроль тишины, чистоты и безопасности.

8. Управление документами

• Хранение ключей, доступов, пропусков.
• Ведение журналов охраны и техники.
• Составление актов выполненных работ.
• Контроль договоров (клининг, обслуживание лифтов, пожарная сигнализация).

Требования к кандидату

• Опыт работы администратором, менеджером объекта, управляющим офисным зданием или гостиницей — желательно.
• Организаторские способности, ответственность, дисциплина.
• Стрессоустойчивость и умение работать с арендаторами.
• Базовое понимание инженерных систем.
• Знание русского и казахского, английский — плюс.
• Умение вести отчеты в Excel/Google Sheets.

Условия работы

• График: 5/2 (возможен гибкий выход в выходные при экстренных ситуациях).
• Рабочее время: 09:00–18:00.
• Офис — в бизнес-центре Edition 65.
• Фиксированная заработная плата + KPI за качество работы здания.
• Испытательный срок: 2 месяца.