Специалист договорного отдела и документооборота

Медгруппа Фэнтези (детские стоматологические клиники "Дентал Фэнтези", взрослые стоматологические клиники Белгравия Дентал, клиника доказательной педиатрии "Фэнтези", Медицинский центр доктора Александровского).

Нашим клиникам 20 лет и большая часть сотрудников работает со дня основания. Мы собрали команду медицинских профессионалов и новаторов в медицине. С нами работают люди, для которых самое важное - это здоровье пациентов.

Сейчас мы в поиске Специалиста договорного отдела и документооборота в наш офис.

Мы предлагаем:

- Оформление по ТК РФ с первого дня работы;

- График работы 5/2;

- Офис близ ст. м. Речной вокзал, от метро 2 минуты пешком;

- Медицинское обслуживание в стоматологических клиниках премиального класса со скидкой.

В чем заключается работа:

1. Договорная работа:

· Подготовка, согласование, оформление и регистрация договоров (рамочных, на оказание услуг, подряда и т.д.), дополнительных соглашений, протоколов разногласий с аутсорсинговыми компаниями и индивидуальными предпринимателями (ИП/СЗ) по методике Компании.

· Проверка предоставленных контрагентами документов (свидетельства, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, доверенности) на соответствие законодательным требованиям и политике компании.

· Ведение реестра договоров, контроль за сроками их действия и исполнения.

· Хранение оригиналов договоров и сопутствующей документации.

2. Консультационная поддержка контрагентов:

· Консультирование физических лиц по вопросам легализации их статуса для сотрудничества (открытие ИП или регистрация в качестве самозанятого лица (СЗ)), включая разъяснение необходимых документов, налоговых режимов и базовых требований.

· Разъяснение контрагентам положений договоров, порядка актирования и оплаты.

· Сбор и первичная проверка документов от новых контрагентов для начала сотрудничества.

3. Документооборот по исполнению договоров (актирование):

· Организация и контроль своевременного предоставления аутсорсинговыми компаниями закрывающих документов (актов выполненных работ/оказанных услуг, счетов-фактур).

· Проверка представленных актов на соответствие условиям договора, фактическим объемам оказанных услуг и первичным документам (табелям, отчетам и пр.).

· Взаимодействие с профильными подразделениями компании (заказчиками услуг) для подтверждения объемов и качества оказанных услуг.

· Инициация и оформление служебных запросов, писем контрагентам по вопросам документооборота.

4. Контроль оплат:

· Подготовка и передача согласованных пакетов документов (договор, акты, счета) в финансово-экономический отдел или бухгалтерию для проведения оплаты.

· Мониторинг сроков оплаты по договорам, взаимодействие с бухгалтерией и контрагентами для урегулирования вопросов, связанных с просроченными платежами.

· Контроль за наличием подписанных оригиналов документов, необходимых для оплаты.

· Составление и ведение отчетов по состоянию взаиморасчетов с аутсорсинговыми компаниями.

5. Административная и отчетная деятельность:

· Ведение электронной и бумажной базы документов по контрагентам группы аутсорсинга.

· Подготовка регулярных отчетов о работе с договорами и контрагентами для руководства.

· Участие в совершенствовании процессов договорной работы и документооборота в группе.

· Взаимодействие с IT-отделом по вопросам настройки и работы в системах электронного документооборота (СЭД) - Bitrix.

· Участие во внутренних и внешних аудитах.

· Соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

Что мы ждём от вас:

• Высшее образование (юридическое/экономическое/финансовое). -

• Опыт работы в договорной работе, документообороте, бухгалтерии или смежной области от 1 года.

• Знание основ гражданского и налогового законодательства (в части ИП, самозанятых).

• Уверенное владение MS Office (особенно Excel), опыт работы в 1С и СЭД будет преимуществом.

• Высокая внимательность, ответственность, организационные и коммуникативные навыки.

• Умение работать с большим объемом информации и соблюдать дедлайны.

  Будет преимуществом:

  · Опыт работы с аутсорсинговыми компаниями или частными подрядчиками.

  · Понимание процесса: от заключения договора до контроля оплаты.