Помощник руководителя научной группы

Новый физтех Университета ИТМО – это творческая команда молодых исследователей, профессоров и студентов. За десять лет совместной работы мы выросли из небольшой лаборатории в крупный научный центр международного уровня. Наша цель и задача - это проводить передовые научные исследования в физике и в смежных областях, а также готовить классных молодых специалистов.

Научная группа - это небольшой коллектив студентов, аспирантов и научных сотрудников, эффективность которого во многом определяется методами и подходами его управления. Мы приглашаем присоединиться к команде единомышленников помощника руководителя научной группы, который сможет эффективно выстроить и организовать рабочие процессы. Вместе мы сможем делать науку и образование веселее и интереснее!

• планирование рабочего времени, составление расписания и организация встреч/деловых поездок руководителя группы, напоминание руководителю о событиях и мероприятиях разного рода;
• работа с документами: их получение в различных организациях, хранение, в частности работа с входящими/исходящими письмами руководителя;
• помощь в заполнении документов и сборе информации для университета и фондов;
• прием и перераспределение входящих запросов/задач, включая самостоятельное решение части задач;
• регулярное (не реже одного раза в полугодие) обновление CV руководителя;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу;
• ведение протоколов и модерирование повестки заседаний совета научной группы;
• поддержание в актуальном состоянии списка проектов научной группы и ответственных, списка сотрудников научной группы и хранение их данных;
• организация общей встречи сотрудников научной группы и подготовка информационных слайдов;
• ведение сайта научной группы, сбор и оформление информации для сайта;
• помощь в оформлении командировок, визовых документов, покупки билетов, бронь отелей и т. п.;
• оформление пропусков для гостей, в т.ч. иностранцев, прием гостей для деловых переговоров;
• взаимодействие с администрацией университета, факультета, фондов;
• поиск информации в Интернете и структурирование.

• высшее образование;
• умение работать с документами/поручениями;
• уверенный пользователь ПК и оргтехники;
• знание правил делового общения, делового письма, телефонных переговоров;
• опыт работы в условиях многозадачности и жестких дедлайнов;
• пользование облачными сервисами (умение вести 20 гугл-таблиц одновременно);
• умение находить общий язык с лучшими физиками и инженерами мира;
• инициативность, креативность, обязательность, исполнительность и стрессоустойчивость;
• владение грамотным устным и письменным русским языком, а также знание английского не ниже Intermediate;
• готовность разделить наши ценности и принципы (да, они есть!);
• преимуществом будет: физико-математическое, инженерное образование, образование в сфере менеджмента и управления, а также опыт работы в “академии” (можно просто посмотреть все серии Теории большого взрыва).

• молодой, международный дружный коллектив профессионалов;
• гибкий рабочий график;
• постоянное развитие, рост и движение вперед;
• возможность предлагать идеи и быть услышанным;
• корпоративный английский язык для сотрудников;
• ежегодный оплачиваемый отпуск;
• корпоративы и мероприятия для сотрудников;
• социальный пакет: официальное трудоустройство, отдых в корпоративном загородном оздоровительном центре, мероприятия для сотрудников и их детей и др.