Офис-администратор

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя

Следит за своевременным рассмотрением и представлением работниками и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

По поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль

Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню обеспечение руководство канцтоварами и расходными материалами

Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса

Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе

Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансфер для сотрудников организации

Организует делопроизводство офиса, прием входящих и исходящими звонками

Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам

Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей

Ведет учет посетителей

Своевременно принимает меры по отмене транспорта, проживания, пере-бронирование во избежание дополнительных расходов и штрафов

Своевременно информирует сотрудников об изменение расписание самолета и поезда

Подготавливает отчетность о проделанной работе

Осуществляет сбор, оформление, хранение текущей документации по поездкам, предоставление ее по требованию руководителя

Осуществляет бронирование гостиниц и автотранспорта

Осуществляет подготовку отчетов о перелетах сотрудников

Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций

Выполняет отдельные служебные поручения руководителя

Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику и пр.)