Офис-менеджер (IT компания)

Мы ищем человека, который станет настоящим сердцем нашего Гродненского офиса. Того, кто будет заботиться о порядке, поддерживать ключевые процессы внутри команды, а также, чтобы каждый в команде чувствовал поддержку и комфорт.

Эта роль подходит тому, кто любит, когда все на своих местах и умеет заботиться о людях, а также видит свое будущее в HR и готов к обучению.

Мы открыты как для тех, кто ищет возможность для быстрого вертикального роста в HR и готов осваивать эти процессы с нуля, так и для опытных специалистов, которые ищут стабильность и возможность применить свой сильный, системный подход в этой роли.

Чем предстоит заниматься:

Офис и ежедневная операционка

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ продуктов, канцелярии, мебели и т д).
• Поддержание порядка и решение возникающих вопросов офиса.
• Ведение и контроль документооборота (договора, ТН, ТТН, акты выполненных работ).
• Взаимодействие с подрядчиками (арендодателем, охраной, клинингом и т д).
• Ведение учета расходов офиса.

Работа с техникой (совместно с системным администратором)

• Закупка и техники для сотрудников в РБ и Польше.
• Учёт техники сотрудников (инвентаризация 1 раз в год).
• Взаимодействие с сисадмином по техническим вопросам сотрудников.

Документы и кадровая поддержка

(без бухгалтерских и юридических расчётов, без составления документов)

• Документооборот: приём готовых документов от HR отдела/бухгалтерии, подписание с сотрудниками.
• Подготовка и подписание заявлений (отпуска, удержания, матпомощь, ведомости на подарки) по шаблону.
• Передачи данных HR отделу по продлению контрактов с сотрудниками от RM.

Социальный пакет и внутренние программы

• Подключение сотрудников к ДМС (добавление/исключение, передача карт).
• Сбор чеков и передача данных для компенсации спорта и языковых программ.
• Поддержание программы лояльности: промокоды, обновление списка партнёров.

Employee Lifecycle & коммуникация

• Организация Onboarding: подготовка рабочего места, создание почты, welcome-встреча.
• Сопровождение Offboarding: возврат техники, подписание документов, проведение exit-интервью.
• Администрировать корпоративные чаты, портал компании и Google Workspace.
• Участвовать в создании внутреннего контента и HR-коммуникаций.

Культура и мероприятия

• Заказ корпоративного мерча.
• Организация тимбилдингов, поздравления с различными праздниками и другой активности для Гродненского офиса.
• Поддерживать атмосферу заботы, уюта и вовлеченности.

Что мы ожидаем:

Мы ищем человека, который принесет в эту работу не только точность, но и свое видение.

Системность и Процессный Контроль:

• Опыт работы и исключительная внимательность и ответственность при работе с документацией.

• Продуктивность и Инициативность: Умение работать в режиме многозадачности, самостоятельно приоритизировать задачи и предлагать улучшения в процессах

• Владение инструментами: Продвинутый уровень Google Workspace и готовность быстро осваивать внутренние системы.

Эмоциональный Интеллект и Вкус:

• Умение находить общий язык, выстраивать доверие и поддерживать уважительное общение с большим количеством разных людей (от внешних контракторов,до команды и руководства).

• Наличие вкуса к организации пространства и мероприятий. Способность создавать уют и оперативно реагировать на запросы сотрудников офиса, чтобы всем было комфортно.

Желание расти в HR специалиста.

• Работа будет постепенно смещаться с "документов" на "людей" и "процессы".

Что мы предлагаем: