Специалист по документообороту (с функциями офис-менеджера)

Компания "Ферропласт Медикал", Российский производитель медицинского оборудования с 25-летним опытом, большими амбициями и сильной командой, в связи с постоянным совершенствованием и развитием в поиске опытного и внимательного к деталям Специалиста по документообороту с функциями офис-менеджера, который станет основой организационной и документационной стабильности нашего офиса. Вы будете отвечать за безупречное ведение документационного оборота и обеспечение слаженной работы офиса в Ярославле.

Ключевые задачи:

Документационный оборот и делопроизводство (70%):

• Ведение всего цикла организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, служебные записки, письма, протоколы).
• Регистрация, учет и контроль исполнения входящей и исходящей корреспонденции.
• Оформление, отправка, получение корреспонденции (почта России, курьерские службы доставки).
• Ведение электронной базы договоров, занесение сведений о контрагентах.
• Обеспечение документооборота между офисом в Ярославле и производством в Некрасовском.
• Подготовка пакетов документов для тендеров, проверок и по запросам контрагентов.
• Своевременная и корректная архивация документов (как электронная, так и бумажная).
• Контроль за сроками действия документов и лицензий компании.
• Контроль исполнения документов — отслеживание сроков исполнения документов, напоминание ответственным лицам о необходимости выполнения задач.
• Работа с оргтехникой.
• Взаимодействие с другими отделами по вопросам документооборота.

Офисное сопровождение (30%):

• Организация бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, хозяйственных товаров, воды, контроль за чистотой.
• Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и арендодателем.
• Организация обслуживания инженерных систем офиса (вентиляция, отопление, водоснабжение) через подрядные организации. Контроль качества и сроков.
• Подготовка и организация встреч, совещаний (бронирование переговорных, подготовка материалов).
• Административная поддержка сотрудников (заказ билетов, гостиниц, оформление пропусков).

Обязательные требования:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, делопроизводителя или секретаря от 2-х лет в торговой, производственной или логистической компании.
• Глубокое понимание и практический опыт ведения полного цикла документооборота.
• Уверенное знание деловой переписки и правил документирования (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Навыки подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и договоров.
• Высокий уровень владения ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook); опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД).
• Внимательность к деталям, аккуратность, структурное мышление.
• Ответственность, исполнительность и умение работать с большим объемом разнородных задач.

Приветствуется:

• Опыт работы с системами 1С:Документооборот\Bitrix
• Знание основ архивного дела.
• Базовое понимание требований к документам для участия в госзакупках (44-Ф3, 223-Ф3).

Личные качества:

• Инициативность и проактивность.
• Высокая стрессоустойчивость.
• Коммуникабельность и доброжелательность.
• Умение хранить конфиденциальную информацию.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной, развивающейся компании с четкой структурой.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.
• Конкурентную заработную плату (окончательный размер мотивации будет зависеть от уровня соискателя и ​​​​ обсуждается по итогам собеседования)
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Современный, хорошо оснащенный офис в Ярославле.
• Спокойную и дружелюбную атмосферу в коллективе.
• Оплачиваемый отпуск и больничные.

В резюме просьба кратко описать ваш опыт в ведении конкретных видов документов (договоры, приказы, письма и т.д.)