Личный ассистент

Описание вакансии

Мы ищем Личного ассистента руководителя компании в сфере международной логистики, туризма и инвестиций на удаленную занятость.

Личные поручения 90%, бизнес-задачи 10%.

Обязанности:

Ведение личного календаря, контроль встреч, напоминания;
Контроль расходов, ипотечных и иных платежей, сроков платежей перед управляющими компаниями, застройщиками, сервисами (систематизация и напоминания);
Взаимодействие с подрядчиками по недвижимости (РФ/за рубежом);
Travel-поддержка: выбор билетов, анализ дат, акций, альтернатив, подбор

отелей, домов, маршрутов, подготовка 2–3 оптимальных сценариев поездок;
Планирование и организация дней рождения членов семьи: подбор подарков,

вариантов мероприятий;
Выбор секций для детей (анализ окрестностей, вариантов рядом с домом);
Выбор вузов для детей (в т.ч. зарубежные университеты, связь с вузами);
Поиск персонала (няни/повар на время отпуска, помощники);
Контроль выплат домашнему персоналу (даты выплат, удержания, ведомости);
Помощь в личных покупках, подбор вариантов;
Планирование выходных: составление плана на субботу–понедельник;
Регулярный мониторинг событий в городе Санкт-Петербург (концерты, театры, мероприятия).

10% бизнес-задачи:

Подготовка отчетов по командировкам (чеки, билеты, служебные записки, сопроводительные документы), взаимодействие с бухгалтерией (по документам командировок);
Проверка договоров по строительству, проверка изменений условий (основные

условия, сроки, ответственность, стоимость);
Аккумулирование данных для налоговых вычетов (посещения, траты, документы).

Требования:

Релевантный опыт работы ассистентом от 1,5 лет, без частых смен;
Иностранный язык: английский не ниже B1 (желательно ближе к B2). Должна уметь свободно переписываться и общаться без Google-переводчика);
Навыки: работы с большим количеством разноформатных задач, Google/ Microsoft (таблицы, документы, календарь),готовность использовать ИИ-инструменты,
Желательно: опыт в travel-поддержке, взаимодействии с подрядчиками, офисом, подрядчиками по строительству/недвижимости, семейными вопросами;
Портрет кандидата: аналитичность, структурность, умение работать с информацией, самостоятельность, инициативность, высокая скорость реакции, умение включаться в разные задачи параллельно, способность предлагать варианты решения задачи, а не только выполнять, скрупулезность и внимание к деталям.

Условия:

Оформление: СЗ/договор между физ. лицами;
График работы: 5/2, в пределах 09:00–20:00 (ориентировочно), в пятницу ассистент формирует и отправляет план на субботу–понедельник, в выходные на связи только по необходимости или по заранее оговоренным задачам;
Формат работы: удаленно, мск.часовой пояс. Плюсом будет, если кандидат из Санкт-Петербурга и сможет при необходимости выполнить поручение оффлайн (редкие передачи документов);
Заработная плата: 100 000 - 120 000 руб. на руки, возможны премии по результатам работы.

Коммуникация преимущественно напрямую с руководителем, подрядчиками, управляющими компаниями, поставщиками, подрядчиками по строительству, образовательными учреждениями, сервисами - коммуникации преимущественно. Эпизодически - общение с членами семьи.

ПРИЧИНА ОТКРЫТИЯ ВАКАНСИИ: Вакансия открыта впервые. Необходимость создать «одно окно» для обработки всех задач руководителя, структурировать потоки информации, освободить время, взять под контроль частные и бизнес-процессы в условиях высокой загрузки и частых разъездов.

ЭТАПЫ:

1) скрининг, онлайн-собеседование с экспертом Smart&Talented;

2) онлайн-собеседование с руководителем;

Ждем Вашего отклика!

Посмотреть контакты работодателя