Корпоративный секретарь/PMO

Должностные обязанности:
1. Организация работы Наблюдательного совета (НС)

• Формирование годового календаря, повесток и плана работы НС.
• Своевременное информирование членов совета, управление материалами, сопровождение онбординга новых членов.
• Администрирование оценки эффективности НС (self-assessment / независимая).

2. Документальное и процедурное сопровождение

• Подготовка и ведение протоколов заседаний НС и комитетов, резолюций и решений.
• Разработка и актуализация корпоративных документов (положения, политики, регламенты), шаблонов и стандартов предоставления материалов.
• Архивирование и систематизация всей документации НС.

3. Поддержка председателя и комитетов НС

• Координация работы комитетов, подготовка материалов и аналитики.
• Методологическая и организационная поддержка Председателя НС и председателей комитетов.
• Мониторинг исполнения решений, контроль сроков и статусов.

4. Соблюдение норм корпоративного управления

• Контроль соблюдения регламентов, процедур, кворума, требований независимости, матрицы полномочий.
• Поддержка внедрения принципов Good Governance: прозрачности, подотчётности, ответственности и равного отношения к акционерам.

5. Взаимодействие с акционерами и органами управления (при необходимости)

• Организация коммуникации между НС, исполнительным органом и акционерами.
• Подготовка и проведение Общих собраний акционеров: уведомления, бюллетени, регистрация, протоколы.
• Контроль соблюдения прав акционеров и требований по раскрытию информации.

6. Координация стратегических проектов (PMO-функция)

• Обеспечение единой системы планирования, контроля сроков и результатов стратегических инициатив.
• Подготовка статус-отчётов и материалов для НС.
• Организация взаимодействия топ-команды и контроль реализации ключевых решений НС.

Требования к навыкам:

Организационные

• Планирование и координация заседаний; управление календарём НС; контроль исполнения решений.

Коммуникационные

• Деловая переписка на высоком уровне; фасилитация дискуссий; конфиденциальное взаимодействие с членами совета.

Аналитические и протоколирование

• Понимание обсуждаемых тематик, умение формировать точные и нейтральные протоколы и резюме заседаний.

Личностные качества

• Беспристрастность, дипломатичность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, высокий уровень этики.

Знание корпоративного управления

• Понимание корпоративных структур, законодательства, процедур НС и требований к документам.

Технологические

• Владение корпоративными порталами, системами электронного документооборота, MS Office и календарными системами.

• Управленческий опыт.
• Глубокое понимание бизнес-процессов компании.
• Высшее образование: право, финансы, бухгалтерский учёт, бизнес, инженерия, организационные науки.
• Опыт не менее 3 лет в сопровождении работы Совета директоров и/или его комитетов.
• Уверенные письменные и устные коммуникации, включая английский язык; опыт подготовки протоколов и резюме заседаний.
• Аналитические навыки и уверенное владение инструментами MS Office.

Условия:

• Участие в заседаниях НС: 4 раза в год.
• Онлайн-координация с НС: 2 раза в месяц.
• Ежемесячный отчёт НС по взаимодействию с Тop Team и реализации решений.
• Занятость: 7–10 дней в месяц.