Администратор/Офис-менеджер в Автосалон

Обеспечение административной поддержки офиса, управление документооборотом, прием посетителей и телефонных звонков, а также хозяйственное обеспечение офиса. Он также контролирует работу вспомогательного персонала, занимается закупкой расходных материалов и участвует в организации мероприятий и подготовке отчетности для руководства.

Административные и секретарские обязанности

• Прием и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Прием и распределение телефонных звонков, регистрация обращений.
• Встреча посетителей, гостей и курьеров, организация их приема.
• Ведение делопроизводства, включая регистрацию, учет, хранение и архивирование документов.
• Организация и координация деловых встреч, совещаний и переговоров.
• Помощь в организации командировок, таких как бронирование билетов и гостиниц.
• Консультирование посетителей по вопросам, связанным с деятельностью организации.
• Поиск и собеседование подходящих сотрудников.

Хозяйственное обеспечение

• Обеспечение наличия и своевременная закупка канцтоваров, расходных материалов и воды.
• Контроль за рабочим состоянием офисной техники и ее своевременный ремонт или обслуживание.
• Контроль за уборкой офиса, а также за работой клининговых служб и обслуживающего персонала.

Контроль и отчетность

• Контроль за соблюдением трудовой дисциплины и распорядка дня сотрудниками офиса.
• Подготовка и предоставление руководству аналитических отчетов и презентаций.
• Контроль за выполнением поручений руководства.
• Участие в формировании бюджета на офисные нужды.

Другие обязанности

• Координация работы водителей и курьеров, если они имеются в штате.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий.
• Обеспечение завершения работы офиса в конце дня: приведение в порядок рабочих мест, отключение оборудования и освещения.