Administrator reception

ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ: RECEPTION / ADMINISTRATOR

(адаптировано с учётом законодательства)

Главная функция ресепшена — профессиональное информирование посетителей, организация первичного приёма и создание комфортного первого впечатления, которое помогает людям самостоятельно принять решение о записи на обучение.

Если офис работает чётко, вежливо и информативно, — записи идут естественным путём.

⸻

ОБЯЗАННОСТИ / ТРЕБОВАНИЯ / УСЛОВИЯ

1. ОБЯЗАННОСТИ RECEPTION

I. Основной блок: работа с посетителями

• Профессиональное информирование родителей и гостей обо всех программах и направлениях школы.

• Проведение первичных консультаций, запись на ознакомительные занятия.

• Оформление новых обращений, регистрация интересующихся лиц.

• Поддержание базы обращений (лидов), корректная работа с повторными запросами.

• Контроль витрин, баннеров, рекламных материалов — всё должно быть аккуратным, грамотным и информативным.

• Участие в подготовке информационных материалов: фото, видео, сторисы, рассылки, промо-объявления (без прямых продаж).

• Исходящие звонки по базе обращений: напоминания, уточнения, предоставление информации.

• Создание дружелюбной атмосферы: каждый посетитель должен почувствовать доверие, комфорт и уважение.

• Встреча гостей и родителей, сопровождение до нужного кабинета, помощь в ориентации в школе.

⸻

II. Административные обязанности

• Ведение расписания, оформление записей на занятия и корректировка групп.

• Приём звонков, сообщений, обращений от родителей.

• Работа с документацией: договоры, заявления, анкеты, отчёты.

• Информирование родителей об изменениях, экзаменах, мероприятиях и оплате.

• Ведение посещаемости и успеваемости (при необходимости по инструкции).

• Поддержание порядка в офисе и учебных помещениях.

• Контроль работы преподавателей по расписанию и журналам.

• Проверка учебных материалов, подготовка кабинетов перед занятиями.

⸻

III. Организационно-управленческий блок

• Координация работы офиса и преподавателей.

• Взаимодействие с родителями, техподдержкой, руководством.

• Подготовка мероприятий: открытые уроки, экзамены, мастер-классы.

• Ежедневные отчёты по обращениям: кто записался / интересовался / перенёс / отменил.

⸻

IV. Коммуникации

• Грамотная устная и письменная речь.

• Ведение чат-групп и рассылок.

• Переписка с родителями и партнёрами.

• Поддержание позитивного и профессионального имиджа школы в каждом контакте.

⸻

V. Поддержка руководства

• Ведение расписания директора.

• Подготовка документов, писем, распоряжений.

• Контроль выполнения поручений.

• Аналитические сводки: записи, обращения, финансовые показатели (по инструкции).

• Представление школы на высоком уровне при встрече официальных гостей.

⸻

2. ТРЕБОВАНИЯ К СОТРУДНИКУ

Профессиональные

• Умение работать с родителями и посетителями, объяснять информацию ясно и убедительно.

• Владение русским и узбекским языками; английский — желательно.

• Уверенное пользование Word, Excel, телефоном, CRM (если применяется).

• Умение вести документацию, отчёты, деловую переписку.

• Приятная дикция, внимательность, корректность.

Личные качества

• Доброжелательность и умение расположить к себе.

• Спокойствие, стойкость к стрессу, тактичность.

• Быстрая реакция, организованность, дисциплина.

• Ответственность, пунктуальность, честность.

• Аккуратный внешний вид и грамотная речь.

⸻

3. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

• Полный рабочий день или сменный график.

• Официальное оформление.

• Стабильная зарплата + премии за качественную работу офиса (в рамках закона).

• Комфортабельное рабочее место и современные аудитории.

• Карьерный рост: старший администратор → управляющий центром.

• Обучение, поддержка и методические инструкции от руководства.

⸻

ИТОГОВЫЙ ПРИНЦИП РАБОТЫ ОФИСА

Главная задача: качественная работа с учениками и их родителями.

Второстепенная задача: всё остальное.

Офис — лицо школы.

Как встречают — так и решают записываться.