Менеджер по сопровождению мероприятий

УВАЖАЕМЫЕ СОИСКАТЕЛИ!

МЫ НЕ ОРГАНИЗОВЫВАЕМ МЕРОПРИЯТИЯ, МЫ ИХ СОПРОВОЖДАЕМ!

Просьба при отклике обращать на это внимание!

Удачных поисков!

Обязанности:

• Осуществлять прием заявок на мероприятия по всем существующим средствам связи – телефону, интернету, электронной почте, факсу, по письменным и устным заявкам, согласно утвержденным стандартам и процедурам.
• Обеспечивать выполнение устанавливаемых плановых показателей отдела по сопровождению мероприятий.
• Обеспечивать ведение и своевременное предоставление установленной отчетности о финансовых результатах проведения мероприятий.
• Проводить необходимые встречи и переговоры с клиентами с целью выяснения пожеланий заказчика о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников, для утверждения концепции мероприятия.
• Контролировать своевременное заключение договоров с заказчиками, обеспечивать соблюдение договорных обязательств.
• Контролировать своевременность оплат по мероприятиям.
• Направлять предложения на сопровождение мероприятий, осуществлять бронирование мероприятий, подтверждать бронирование мероприятий по существующим средствам связи.
• Обрабатывать запросы на изменения, дополнения, коррекции по бронированиям мероприятий, поступающие от заказчика, осуществлять все необходимые действия в соответствии с поступившей информацией, своевременно информировать службы Дворца о поступивших изменениях.
• Оформлять всю необходимую документацию по бронированиям мероприятий (договоры, спецификации к договорам, ДС, договоры-заказы, заявка на ввоз/вывоз оборудования, заявка на парковку, тех. документацию, план безопасности и прочие документы).
• Участвовать в проведении переговоров и подготовке к заключению договоров с организациями, арендующими арену и другие услуги.
• Взаимодействовать с координатором мероприятий со стороны заказчика услуг во время проведения мероприятий. Получать от координатора мероприятий со стороны заказчика услуг (или иного ответственного лица) обратную связь.
• Осуществлять продажу дополнительных услуг по проведению мероприятий.
• Координировать и контролировать работу всех отделов, задействованных в облуживании мероприятий.
• Контролировать готовность арены, залов, дополнительного оборудования к проведению мероприятий в соответствии с установленным порядком.
• Осуществлять с заказчиком окончательную сверку поступивших оплат и реализованных услуг по закрытию месяца.
• Вести базу данных по заказчикам/клиентам Дворца.
• Своевременно вносить данные в клиентскую базу отдела через систему (контакты всех контрагентов, с которыми проводилось общение, все проведенные встречи, фиксирует все действия, связанные с организацией и проведением мероприятий - звонки, встречи, ответы на запросы по электронной почте, задачи для выполнения).
• Контролировать формирование клиентской базы, правильность и своевременность внесения информации в систему.
• Постоянно информировать клиентов о преимуществах Дворца, введении новых услуг и повышении качества обслуживания, с целью сохранения и расширения сотрудничества.
• Анализировать отзывы клиентов об услугах, оказанных Дворцом, а также качестве сервиса. Ежемесячно направлять результаты проведенного анализа непосредственному руководителю, если ситуация не требует более оперативного вмешательства со стороны руководства Дворца.
• Принимать меры к достижению целей и плановых показателей, утвержденных Дворцом.
• Подготавливать отчетные документы по договорам с контрагентами.
• Контролировать прием/передачу помещений в период проведения мероприятий по актам.
• Присутствовать на площадке в рамках подготовительного периода и монтажных работ, фактической реализации проекта, а также в период демонтажа после мероприятия. Участвовать во всех этапах подготовки и проведения мероприятия, контролировать исполнение.
• Контролировать работу всех подрядчиков(кейтеринг, охрана, клининг и т.д.) в период проведения мероприятий.

• Умение проводить мониторинг, аналитику и осуществлять сопоставительный анализ предложений рынка;
• Опыт ведения документооборота и официальной переписки, знание основ делопроизводства;
• Четкая и структурированная устная и письменная речь, умение грамотно преподносить материал;
• Презентабельный внешний вид, знание делового этикета, оптимизм, жизнелюбие, невероятная стрессоустойчивость, постоянное общение с представителями Заказчика и контрагентами, готовность к работе в команде.
• Готовность к интенсивной работе с большим объемом разноплановых задач (24/7 быть на связи).
• Мероприятия могут проходить как в будни, так и в выходные дни, в связи с этим рабочий день может быть ненормированным.

• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Вся работа будет осуществляться в режиме оффлайн.
• Мероприятия могут быть как в будни, так и в выходные дни.
• Уровень з/п обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
• Комфортный офис в шаговой доступности м. Спортивная, МЦК Лужники.
• УВАЖАЕМЫЕ СОИСКАТЕЛИ! ПРОСИМ ВАС СООБЩИТЬ ЖЕЛАЕМЫЙ УРОВЕНЬ З/П В РЕЗЮМЕ ИЛИ СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ПИСЬМЕ!