Офис-менеджер/Специалист по документообороту

Привет!

Мы команда Циана — более 20 лет создаём профессиональный высокотехнологичный сервис, который помогает миллионам людей найти дом мечты. Мы знаем о недвижимости всё. Помогаем найти, сдать, продать. И верим, что новая жизнь начинается с нас.

На сайте и в мобильном приложении Циан можно сдать и арендовать жильё на длительный срок или посуточно, безопасно купить и продать недвижимость онлайн, подобрать ипотечное предложение или надёжного риелтора. Миллионы пользователей решают свои задачи, связанные с недвижимостью, на Циане.

О нас:

• ежемесячно сайт посещают 20+ млн уникальных пользователей

• на Циане публикуется более 2,2 млн актуальных объявлений

• мы в 20-ке самых дорогих компаний рунета по версии Forbes

• единственный proptech из России, который входит в топ-10 лучших сервисов по недвижимости в мире

В Циане работает более 1000 сотрудников из России и 25 стран мира. Компания входит в рейтинг лучших работодателей Forbes, HeadHunter и Хабр.Карьера, а также в рейтинг лучших IT-брендов работодателей Хабр и Экопси.

Мы любим технологии не потому, что мы гики, а за пользу, которую они приносят человеку; технология, не улучшающая жизнь людей — просто безделушка. Этот принцип проявляется во всём: в том, как мы создаём доступные продукты для реального мира, как строим партнёрские отношения и заботимся о команде. Поэтому Циан — человеческая технологическая компания. Именно в этом порядке.

Присоединяйся к команде Циана!

Задачи, которые нужно будет решать:

1. Аренда и административно-хозяйственные функции

• Полное сопровождение аренды офисов: поиск помещений, заключение, продление и расторжение договоров, решение хозяйственных вопросов

• Поддержка функционирования и регулярные инспекции офисов по адресам юридических лиц в Калининграде

• Ежедневная проверка почты на важную корреспонденцию (письма ФНС, Росстата, ЦБ и др.)

• Прием и отправка корреспонденции в офисы группы компаний (курьерские службы), доставка документов по Калининграду

• Оперативный прием посетителей офиса (проверяющие, акционеры, сотрудники) и перенаправление их к ответственным лицам

2. Представительские и секретарские функции

• Обеспечение бесперебойного приема входящих звонков

• Прием, сканирование и рассылка электронной почты и корреспонденции ответственным сотрудникам

• Прием курьеров, оформление доставки документов в другие офисы, контроль их получения

• Подключение контрагентов к ЭДО для обмена юридическими и финансовыми документами

• Представительство по доверенности в госорганах (ФНС, Росстат, ЦБ) и у нотариусов

• Поддержание актуального архива документов в офисе и обеспечение доступа к ним

3. Поддержка направления администрации в вопросах ЭДО и документооборота

• Согласование документов (договоры, доп. соглашения, счета, УПД)

• Полный цикл работы с ЭДО: выгрузка, загрузка и контроль движения документов

• Работа с документами в системах 1С и ЭДО в рамках задач направления администрации

Наш будущий коллега:

• Понимает особенности взаимодействия с курьерами, с Почтой России

• Имеет опыт работы офис менеджером, представителем офиса

• Работал с важной документацией

• Имеет опыт работы с 1С и ЭДО

• Опыт делового письма

• Официальное трудоустройство

• ДМС с первого рабочего дня (со стоматологией, госпитализацией, страховкой выезжающего за пределы нашей страны).

• 5 day off в год, помимо основного отпуска.

• Кафетерий льгот Benefactory.

• Среду, где понятны цели и задачи бизнеса, коммуникации прозрачны.
• Технологичность процессов и отсутствие бюрократии.