Секретарь-референт Уфанефтехим

• Организация работ с посетителями: прием, учет и встречу посетителей, содействия оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
• Организовывать подготовку, проведение и облуживание конферентных, протокольных мероприятий и деловых контактов. Организовывать и бронировать переговорные комнаты по указанию непосредственного /функционального руководителей.
• Участвовать п поручению руководителей в заседаниях, переговорах, совещаниях, деловых встречах, и поездках (сбор необходимой информации и материалов, регистрация участников, ведение протокола), а также в работе комиссий и рабочих групп при рассмотрении вопросов по всем направлениям деятельности директора филиала
• Составлять и оптимизировать план-график рабочего дня директора филиала, проводить мониторинг участия директора филиала в работе оперативных совещаний, рабочих групп, комиссий, собраний, информировать о регламенте назначенных мероприятий
• Принимать и распределять телефонные звонки, организовывать телефонные переговоры руководителей. Принимать и отравлять телефонограммы и факсы, записывать и доводить до сведения директора филиала принятые сообщения, уведомления, копировать необходимые материалы и документы по просьбе директора филиалов и по производственной необходимости в рамках рабочего процесса
• Ориентировать руководителей подразделяй Филиала на порядок рабочего дня директора филиала.
• Получать от подразделений или исполнителей необходимую директору филиала информацию
• Организовывать работы с документами в приемной директора филиала:

проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, направляемых директору филиала

проверять правильности и комплектность документов, поступающих на подпись

по поручению директора филиала подготавливать проекты писем, поручений, запросы и другие документы

вести справочно-информационную работу по вопросам исполнения и прохождения документов

предоставлять поступающие документы на рассмотрение директору филиала

выполнять печатные и копировальные работы

• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей документации
• Организовывать поездки и командировки директора филиала (бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездки и т.п.)
• Анализировать поступающие документы и подготавливать информационно-аналитические, справочные и иные материалы для директора филиала
• Организация рабочих мероприятий руководителя
• Мониторинг исполнения поручений руководителя

• Высшее профессиональное
• Стаж работы по специальности не менее 3 лет, в том числе в области делопроизводства не менее 2 года
• Знание основ электронного документооборота
• Навыки делового общения
• Навыки ведение деловой переписки

• Работа в паре
• Официальное трудоустройство
• Вакансия постоянная
• Работа на территории работодателя
• Вахтовые автобусы, курсирующие по городу
• Льготы и гарантии, предусмотренные ТК РФ и коллективным договором
• Добровольное медицинское страхование
• Социальные программы (льготные путевки в санатории для работников и лагеря отдыха для детей, новогодние подарки детям и пр.)