Менеджер по административным вопросам, бизнес-ассистент

Обязанности:

Функционирование офиса:
- Заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды и других необходимых предметов.
- Контроль работы курьерской службы и технического персонала.
- Подготовка офиса к работе.

Взаимодействие с агентствами:
- Сотрудничество с рекламными и юридическими агентствами для эффективного выполнения проектов.
- Нахождение и взаимодействие с подрядчиками для рекламных активностей.

Создание базы координаций:
- Формирование и поддержание актуальной базы/карты координаций для оптимизации работы.

Собеседования:
- Размещение вакансий и проведение первичных собеседований с кандидатами.

Опросы для персонала:
- Проведение опросов среди сотрудников для улучшения корпоративной культуры.

Организация встреч:
- Создание meet-конференций, бронирование мест для встреч и мероприятий.

Контроль рабочей почты:
- Мониторинг и управление корпоративной почтой.

Календарь компании:
- Создание и поддержание актуального календаря компании.

Оцифровка деятельности:
- Оцифровка своих задач и достижений для отчетности.

Создание отчетов:
- Помощь в составлении ежемесячных отчетов о проделанной работе.

Поддержка презентаций:
- Помощь в разработке и оформлении презентаций.

Ведение социальных сетей:
- Управление социальными сетями компании при необходимости.

Регламенты и процедуры:
- Создание и поддержание регламентов для различных процессов.

Корпоративная культура:
- Поддержание и развитие корпоративной культуры внутри компании.

Ввод новых сотрудников:
- Организация процесса ввода новых сотрудников в деятельность компании.

Коммерческие предложения:
- Помощь в подготовка коммерческих предложений клиентам.

Поиск исполнителей:
- Активный поиск исполнителей для различных проектов.

И многое другое:
- Выполнение множества интересных задач по мере необходимости.

Требования к офис-менеджеру

Образование:
- Высшее или среднее специальное образование.

Опыт работы:
- Опыт в ведении документооборота и организации офисных процессов будет преимуществом.

Организационные навыки:
- Отличные навыки организации рабочего пространства и управления временем.
- Умение планировать и координировать различные задачи и мероприятия.

Коммуникационные навыки:
- Умение эффективно общаться с коллегами, руководством и клиентами.

Знание офисных программ:
- Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и другими офисными приложениями.

Внимание к деталям:
- Высокая степень внимательности и аккуратности при выполнении задач.

Инициативность и проактивность:
- Способность самостоятельно выявлять проблемы и предлагать решения.

Адаптивность:
- Готовность к изменениям и способность работать в условиях многозадачности.

Знание иностранного языка:
- Знание английского языка будет преимуществом, но не обязательно.

Навыки ведения документации:
- Умение вести деловую переписку, оформлять документы и организовывать архив.

Клиентоориентированность:
- Ориентация на потребности клиентов и сотрудников, стремление обеспечить высокий уровень сервиса.

Этика и конфиденциальность:
- Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдение этических норм.

Умение работать в команде:
- Способность эффективно взаимодействовать с коллегами и поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе.

Условия:

• 5/2 с 9:00 до 17:00
• Офис в центре города
• Готовы обучать нужным программам
• Официальное трудоустройство
• Участие в семинарах и конференциях
• Крутой коллектив
• Компенсация трат на связь
• Гарантированный оплачиваемый отпуск