Офис-менеджер

Компания «МеталлХолдинг» — надёжный поставщик металлопродукции для производственных и строительных компаний. Мы ценим точность, ответственность и порядок в делах. Сейчас ищем офис-менеджера, который обеспечит стабильную работу офиса и полный порядок в документах.
Основные задачи
Доверенности и гарантийные письма
— оформление, печать, подпись, сканирование и отправка (электронная почта / ЭДО / Почта России)
Создание и обработка УПД (универсальных передаточных документов)
— входящие и исходящие: печать, подпись, сканирование, отправка
Акты сверок и работа с задолженностями
— подготовка писем на возврат задолженности, взаимодействие с контрагентами
Формирование полного пакета документов по сделкам
— входящие и исходящие УПД, подтверждающие расходы и сопроводительные документы
Сбор и контроль оригиналов документов
— получение через почту и ЭДО, проверка комплектности
Работа с сертификатами
— запрос у контрагентов, проверка, обработка, систематизация и хранение
Подготовка баз данных для прозвона
— сбор и актуализация контактов (телефоны, e-mail, названия компаний)
Организация работы офиса
— заказ воды, канцелярии, вызов техников по обслуживанию принтера и оборудования
Отправка запросов поставщикам по заявкам
— получение ответов, печать и передача ответственным менеджерам
Заполнение данных по сделкам
— внесение информации в таблицы и систему учёта
Запрос документов у водителей
— работа через WhatsApp, сверка с данными из Google-справочника
Работа с договорами
— ведение реестра, контроль сроков исполнения, архивирование
Коммуникация с контрагентами
— поддержание связи по вопросам документооборота и задолженностей
Требования
Опыт работы офис-менеджером, секретарём или специалистом по документообороту — от 1 года
Уверенное владение ПК, знание Google Sheets / Docs / Gmail
Внимательность, аккуратность и пунктуальность
Грамотная письменная речь, умение вести деловую переписку
Ответственность и готовность работать в динамичном режиме
Условия
Официальное трудоустройство, полный соцпакет
График: 5/2, с 9:00 до 18:00
Современный офис и комфортные условия труда
Дружный коллектив, поддержка опытных коллег
Возможность профессионального и карьерного роста
Участие в оптимизации и автоматизации процессов компании
Место работы
г. Казань, офис компании «МеталлХолдинг»
Хочешь стабильность, порядок и понятные задачи — присылай резюме и стань частью команды, где ценят надёжность и внимание к деталям.