Специалист по документообороту

Нижний Новгород, улица Минина, 1А

Метро: Горьковская

Описание вакансии

О компании IN.TOP

IN.TOP — динамично развивающаяся IT-компания, создающая экосистему B2B-решений для автоматизации бизнес-процессов. Наши продукты используют 30+ крупных российских и международных компаний.

Наши достижения:

Работающие продукты и платящие клиенты
Рост команды в 2 раза за 6 месяцев
Резидентство Сколково
Продукты в реестре отечественного ПО
IT-аккредитация Минцифры.

О позиции

Мы ищем педантичного и ответственного специалиста по документообороту и оформлению отчётов для центра корпоративных сервисов IN.TOP.

Ваша задача: обеспечить бесперебойный и аккуратный процесс управления документацией в агентской схеме — от подготовки договоров и заказов до оформления актов и отчётов, с соблюдением всех регламентов и сроков.

Ваши основные задачи

Документооборот и оформление (70% времени):

Формирование, подготовка к подписанию и сопровождение документов (договоры, заказы, акты);
Оформление и контроль отчётов по регламентам IN.TOP;
Работа с агентской схемой: выверка данных, актуализация информации, своевременное отправление документов;
Взаимодействие с B2B клиентами по вопросам документирования.

Контроль и организация (20% времени):

Контроль над соблюдением регламентных сроков по документообороту;
Организация хранения и архивирования документов в соответствии со стандартами;
Выявление ошибок и несоответствий в документации (аналитический подход);
Ведение реестра документов.

Взаимодействие и поддержка (10% времени):

Коммуникация с другими подразделениями (финансы, аналитика, клиентский сервис);
Ответы на вопросы по статусу документов и процессам;
Предложения по оптимизации документооборота.

Требования к кандидату

Обязательные навыки:

Высшее экономическое или бухгалтерское образование (специальности: экономика, бухгалтерский учёт, финансы);
Практический опыт работы с документами: договорами, заказами, актами, отчётами;
Понимание принципов и стандартов документооборота;
Базовые знания бухгалтерских и экономических процессов.

Технические навыки:

Уверенное владение Microsoft Word, Excel, Outlook;
Опыт работы с системами электронного документооборота (желательно);
Навыки работы с большими объёмами данных, высокая точность ввода информации.

Опыт работы:

Минимум 1-2 года опыта в документообороте, бухгалтерии или экономическом отделе;
Опыт работы с агентской схемой документооборота (подготовка, контроль, сопровождение);
Опыт работы в крупной компании или корпоративном окружении с формализованными процессами.

Личные качества:

Педантичность и внимание к деталям — вы замечаете то, что другие упускают;
Точность при рутине — не теряете концентрацию на повторяющихся операциях;
Коммуникабельность — хорошо взаимодействуете с другими отделами.

График и формат:

Испытательный срок (3 месяца): 5/2, 8-часовой рабочий день с (500 до 18:00, очно в офисе в Нижнем Новгороде;
После испытательного срока: гибридный формат — 3 дня в офисе, 2 дня удалённо.

Оборудование и ресурсы: