Офис-менеджер

В нашу команду в московском офисе открыта вакансия офис-менеджера — ключевого сотрудника, отвечающего за организацию и поддержание комфортной и эффективной работы офиса. Мы ждем специалиста, который понимает важность создания благоприятной рабочей атмосферы, поддержки бизнес-процессов и имеет соответствующий опыт.

Чем предстоит заниматься

Регулярные и важные задачи:

• прием и распределение входящих звонков;
• работа с 1С (занесение счетов на оплату, контроль своевременной оплаты);
• полное жизнеобеспечение офиса в Москве (около 30 человек и периодически наши командировочные коллеги и руководители из Санкт-Петербурга, Самары, Калининграда) - заказ канцтоваров, продуктов питания (чай, кофе, конфеты\печенье, фрукты и пр.), организация закупки комплектующих, расходных материалов для техники и пр., контроль остатков;
• работа с документооборотом - регистрация входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, занесение скан-образов документов в систему, отправка почты, ведение реестров документов;
• работа со службами экспресс-доставки;
• встреча и приём гостей;
• контроль работы клининга в офисе – уборщица, флорист, состояние аквариума;
• поддержание порядка и уюта в офисе;
• выполнение поручений руководства, относящихся к непосредственным обязанностям.

Периодические задачи:

• взаимодействие с арендодателем (заявки на пропуска, на текущий ремонт неисправностей и пр.);
• участие в подготовке мероприятий (первичный скрининг по заданным параметрам, организация встреч и собеседований, участие в других hr-мероприятиях - корпоративы в Москве);
• контроль за выполнением работ клининга на корп. квартире - своевременная уборка, необходимое пополнение хим. средств, расходных материалов, продуктов питания (чай, кофе, конфеты\печенье и пр.);
• организация и контроль косметического ремонта в офисе (при необходимости);
• трэвел-поддержка сотрудников (на период отсутствия специалиста по командировкам).

Что мы хотим видеть в кандидате:

• опыт работы на должности секретаря или офис-менеджера не менее 3 лет;
• продвинутый пользователь ПК (полный пакет MS Office), опыт работы с оргтехникой, мини АТС;
• знание программы 1С;
• знание делопроизводства;
• грамотная письменная и устная речь.

Что мы предлагаем:

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• полностью "белую" ЗП;
• график работы с 10 до 19, с перерывом на обед 1 час;
• ДМС или компенсацию спорта на выбор;
• скидки на покупку техники;
• скидки на изучение английского;
• корпоративные выплаты в случае важных семейных событий;
• дополнительные оплачиваемые выходные.