Помощник директора

Личный помощник директора.

· Подчинение: Непосредственно Генеральному директору.

· Основная цель должности: Комплексное организационное, информационное и документационное сопровождение деятельности директора. Повышение эффективности работы руководителя за счет оптимизации его рабочего времени и решения административных задач.

Ключевые обязанности и функции

· Полное ведение и координация рабочего графика директора (встречи, переговоры, совещания, командировки).

· Прием, регистрация и первичная обработка входящей корреспонденции (электронной и бумажной).

· Организация совещаний: подготовка повестки, оповещение участников, подготовка необходимых материалов (презентации, отчеты), ведение протоколов.

· Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, подготовка документов.

· Подготовка, оформление и рассылка приказов, писем, служебных записок, докладных и иных документов по указанию директора.

· Контроль исполнения поручений директора и сроков выполнения решений.

· Ведение архива документов, обеспечение их сохранности и оперативного доступа

· Сбор, обработка и структурирование информации, необходимой директору для принятия решений.

· Подготовка кратких отчетов, сводок и презентаций.

· Фильтрация входящих звонков и посетителей, определение степени их важности.

· Обеспечение связи директора с сотрудниками компании и внешними контрагентами.

· Выполнение личных поручений директора в рамках делового общения.

· Обеспечение офиса директора необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами.

· Контроль за состоянием рабочего кабинета.

Требования к кандидату

Опыт работы на аналогичной должности или на должности секретаря от 1 года.

· Свободное владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

· Грамотная устная и письменная речь.

· Знание основ делопроизводства и

· Навыки организации мероприятий документооборота и совещаний.

· Умение работать с большим объемом информации.

Личные качества:

· Высокая степень ответственности и исполнительности.

· Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.

· Внимательность к деталям, аккуратность.

· Коммуникабельность и доброжелательность.

· Лояльность и умение хранить конфиденциальную информацию.

· Инициативность и умение работать с минимальным контролем.