Администратор

Обязанности администратора в косметологическую клинику

Администратор является лицом клиники, первым, кого встречают клиенты, поэтому от его работы зависит первое впечатление и лояльность посетителей.

Основные обязанности:

1. Взаимодействие с клиентами:

• Встреча и приветствие: Создание доброжелательной и гостеприимной атмосферы, приветствие клиентов, предложение помощи.

• Консультирование: Предоставление информации об услугах клиники, специалистах, ценах, акциях и специальных предложениях.

• Запись на прием: Осуществление записи клиентов на процедуры, распределение нагрузки специалистов, оптимизация расписания.

• Телефонные переговоры: Прием звонков, консультирование по услугам, запись на прием, ответы на вопросы, работа с возражениями.

• Работа с первичной документацией: Оформление анкет первичного приема, информированного согласия, договоров на оказание услуг.

• Расчет клиентов: Прием оплаты за услуги (наличный и безналичный расчет), работа с кассовым аппаратом и терминалом.

• Работа с отзывами и жалобами: Ведение обратной связи с клиентами, оперативное решение конфликтных ситуаций, передача информации руководству.

• Поддержание чистоты и порядка: Контроль за порядком в зоне ресепшн и в клиентской зоне, своевременное информирование клинингового персонала.

2. Организация работы клиники:

• Ведение расписания: Контроль за своевременным началом и окончанием процедур, оповещение клиентов о приближении времени приема.

• Управление потоком клиентов: Организация комфортного пребывания клиентов в клинике, минимизация времени ожидания.

• Работа с CRM-системой: Внесение данных клиентов, истории посещений, проведение статистического анализа.

• Контроль наличия расходных материалов: Отслеживание остатков, своевременное оформление заявок на закупку.

• Взаимодействие со специалистами: Координация работы врачей и косметологов, передача необходимой информации.

• Поддержание имиджа клиники: Соблюдение корпоративных стандартов, дресс-кода, этики общения.

3. Административно-хозяйственные функции:

• Прием и распределение корреспонденции.

• Открытие и закрытие клиники (в зависимости от графика).

• Контроль за работой оборудования (кофемашина, кулер и т.д.).

• Выполнение поручений руководства.

Дополнительные обязанности (могут быть включены в зависимости от специфики клиники):

• Проведение первичных консультаций по услугам (при наличии соответствующей квалификации).

• Участие в маркетинговых мероприятиях.

• Поддержание порядка в архиве документов.

Требования к кандидату:

• Грамотная речь, четкая дикция.

• Коммуникабельность, вежливость, стрессоустойчивость.

• Ответственность, внимательность, аккуратность.

• Умение работать в команде.

• Владение ПК на уровне уверенного пользователя (MS Office, CRM-системы).

• Желателен опыт работы в сфере услуг (салоны красоты, медицинские центры).

• Знание основ косметологии и эстетической медицины будет преимуществом.