Офис-менеджер c travel-поддержкой

Международное архитектурное бюро IND приглашает в команду специалиста на позицию Офис-менеджера.

Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только.

IND — это:

• 17 лет на рынке архитектурного проектирования;
• Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае;
• Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards;
• В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023);
• 100+ реализованных проектов в 9 странах.

Что вас ждёт в команде IND:

• Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи;
• Просторный светлый офис в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская;
• Гибкий график и оформление по ТК РФ;
• Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты;
• Карьерные консультации и понятная траектория роста;
• Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог;
• Беговой клуб, йога, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе.

Обязанности:

1. Делопроизводство:

• Организация движения и учёта документов
• Подготовка документов к отправке по почте или курьером
• Регистрация входящих писем (в т.ч. возврат с почты)
• Хранение документов
• Сканирование документации для хранения в электронном носителе
• Распределение документации по соответствующим папкам в эл.виде;

2. Сбор и обработка информации, по заявке руководителя, составление сравнительных таблиц, анализ полученной информации;

3. Ведение деловой и финансовой переписки с партнерами фирмы;

4. Координирование работы офиса;

5. Подготовка справок для сотрудников;

6. Решение организационных вопросов жизнеобеспечения офиса;

7. Ведение вопросов согласования с администрацией АртПлей.

В качестве частичных обязанностей входит:

• Оказание Travel-поддержки руководителя (составление маршрутов, поиск и покупка авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, оплата пошлин, дорожная карта поездки);
• Заказ такси, каршеринг и другие подобные услуги по аренде автомобилей бронирование столиков в ресторанах;
• Сопровождение on-line (по телефону) руководителя в поездке;
• Организация трансфера за пределами РФ;
• Поиск необходимой информации по запросу руководителя из открытых источников;
• Обработка личных заказов от руководителя (заказать, купить, оформить доставку);
• Ведение календаря руководителя;

Требования:

• Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet);
• Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность;
• Умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач;
• Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность;
• Разборчивый почерк;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт организации travel-поддержки.

В сопроводительном письме укажите ваш желаемый уровень заработной платы.

Ждём отклика — давайте строить города будущего вместе!