Делопроизводитель-архивариус
Делопроизводитель-архивариус
Караганда, улица Можайского, 13/1
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Ежедневно обеспечивать рабочее место директора всем необходимым (приготовить бумагу для заметок, отметить дату на календаре, проверить средства внутренней связи, проветрить помещение).
- Представлять директору в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а также подготовленные документы и материалы на подпись.
- Передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения.
- Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов.
- Обеспечивать директору прием посетителей только в установленные для этого часы.
- Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к директору, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы.
- Выяснять у лиц, вызывающих директору по телефону, их фамилию, организацию и причины обращения; если нтересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача, заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить.
- Записывать в отсутствие директора фамилии и телефоны лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю.
- Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их в журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего.
- Обеспечивать подготовку совещаний у директора (сбор необходимого материала, оповещение участников).
- Подшивать дела, законченные делопроизводством.
- Отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через курьера.
- Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию для руководителя.
- Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических учреждений, административно-хозяйственных и аварийных служб
- осуществляет работу по ведению архивного дела в поликлинике;
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
- в соответствии с действующим порядком шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение порядка противопожарной защиты в помещении архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы;
- составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
- Опыт работы на аналогичной должности не менее 1-го года;
- Образование по соответствующей специальности;
- 40-часовая рабочая неделя;
- полный соц.пакет;
- своевременная оплата труда