Офис-менеджер

Москва, 1-я улица Измайловского Зверинца, 8

Описание вакансии

Мы ждем в свою команду офис-менеджера, который создаст идеальную атмосферу для работы и вдохновит на успех сотрудников двух отдельных бизнес-направлений Компании, "живущих" в одном офисном пространстве!

Мы ищем человека, который готов взять на себя важную роль в создании уютной, организованной и продуктивной рабочей среды. Если вам нравится заботиться о том, чтобы все было на своих местах, вы умеете находить решения для любых задач и всегда готовы помочь коллегам, эта вакансия для вас!

Ваши основные обязанности:

- Организация рабочего пространства и забота о людях: поддержание порядка и комфорта, обеспечение сотрудников всем необходимым для эффективной работы – от кофе до комфортных рабочих мест. Прокачка атмосферы, где каждый чувствует заботу и внимание.

- Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции, звонков и посетителей.
- Организация очных встреч партнеров в офисе и онлайн-конференций.
- Ведение делопроизводства: составление служебных записок, финансовых заявок, авансовых отчетов, организация согласования документов в ЭДО.

- Travel-поддержка руководителя (при необходимости).

- Управление поставкам и службой ИТ: Контроль/учет офисной техники, координация ИТ служб, заказ канцелярии, воды и т.д..

- Участие в организации корпоративных мероприятий, тимбилдингов, праздников.

- Взаимодействие с внешними партнерами: работа с подрядчиками по вопросам обслуживания офиса, аренды, уборки, а также контроль за качеством выполнения услуг.

- Организация и оформление поездок и командировок сотрудников офиса: заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфер и пр.

- Организация взаимодействия сотрудников офиса с Управляющей компанией холдинга: составление графика встреч, расписание мероприятий, ведение протоколов встреч и пр.

- Планирование и организация кросс функциональных встреч/совещаний структурных подразделений офиса между собой, ведение календаря событий в Битрикс 24.
- Организация и контроль работы водителя корпоративного транспорта.
- Контроль и оплата счетов за жилое помещение Президента Холдинга в г. Москва.

Наши ожидания:

- Высшее образование.

- Опыт работы в аналогичном функционале не менее года.

- Уверенный пользователь MS office, базовой офисной техникой и желательно Битрикс24.

- Умение использовать платформы для создания онлайн-коммуникаций.

- Отличные организационные навыки и способность справляться с множеством задач одновременно.

- Высокий уровень ответственности и внимательность к деталям.

- Умение работать с людьми и создавать атмосферу комфорта и доброжелательности.

- Инициативность и способность решать проблемы быстро и эффективно.

- Базовый английский как преимущество, у нас есть международные проекты.

Мы предлагаем:

- Трудоустройство в соответствии с ТК РФ (испытательный срок не более 3 месяцев).