Секретарь в офис

- Прием внешней входящей корреспонденции, регистрация ее в соответствии с принятыми в компании стандартами, передача информации в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции между региональными подразделениями организации;
- Отправка и отслеживание доставки исходящей корреспонденции почтой и курьерским службами, контроль наличия отчетной документации (накладных и пр.);
- Организация проведения телефонных переговоров руководства компании;
- Предоставление адресной и иной первичной информации о компании в телефонных переговорах;
- Обеспечение оперативной связи компании в лице ее полномочных представителей со сторонними организациями и государственными учреждениями;
- Запись в отсутствие кого-либо из адресатов полученной информации, в том числе информации, полученной по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, электронной почте и т.п.), а также телефонограмм; своевременная передача ее адресату;
- По поручению непосредственного руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
- Отправка факсов для сотрудников организации, ламинирование и брошюровка документов;
- Организация приема посетителей; заказ пропусков, прием посетителей, размещение в переговорных комнатах, приготовление чая (кофе) при необходимости, информирование сотрудника компании о прибытии посетителя; - Организация поездок специалистов по транспорту;

- Заказ канцелярских товаров для обеспечения работы офиса, кофе;
- Незамедлительное информирование руководства, в случае поступления подозрительных звонков или возникновения чрезвычайных ситуаций;
- Выполнение иных распоряжений руководителя в рамках должностных обязанностей.