Помощник/ассистент руководителя

ГБУ МО "Мособлмедсервис" – единственная государственная аптечная сеть на территории Московской области.

Мы предлагаем:

• Компенсация фитнеса и тренажерного зала до 10.000 в год, путевки и детские лагеря.

Мы гарантируем:

• Стабильную работу рядом с домом в государственном учреждении;
• Официальную заработную плату, выплаты два раза в месяц;
• Удобный график работы 5/2;
• Материальную помощь;
• Карьерный рост;
• До 10 дней дополнительного оплачиваемого отпуска;
• Членство в профсоюзе (подарки, путевки, билеты в театр и др.)

Наши требования:

• Высшее образование;
• Умение планировать день, расставлять приоритеты, работать в условиях многозадачности;
• Знать инструменты планирования, анализа, контроля;
• Развитые навыки коммуникации ;
• Знание программы 1С, Битрикс24, PovePoint, Exсel (функция ВПР, сводные таблицы), Word.
• Опыт от 1 года на позиции помощника руководителя или менеджера проектов.

Ваши обязанности:

• Управление рабочим графиком директора (планирование и координация встреч, совещаний, деловых поездок, контроль загруженности календаря, напоминания о ключевых событиях);
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (приём, сортировка и регистрация писем, электронных писем, телефонных обращений, подготовка ответов по поручению директора и направление документов в соответствующие подразделения);
• Подготовка и оформление документов (составление отчетов, служебных записок, презентаций и договоров, внесение изменений и согласование документов с юристами и профильными специалистами);
• Организация совещаний и мероприятий (бронирование конференц-залов, обеспечение необходимой техники и материалов, составление повесток, рассылка приглашений, подготовка раздаточных материалов;
• Координация выполнения поручений (распределение задач между сотрудниками, контроль сроков и качества исполнения, ежедневная актуализация статуса проектов и доведение результатов до директора);
• Взаимодействие с внутренними и внешними партнёрами (поддержание контактов с контрагентами, государственными органами, клиентами, организация деловых встреч и переговоров, обеспечение поддерживающей документации);
• Организация командировок и деловых поездок (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз и страховок, составление маршрутов, подготовка расчётных документов и отчётов по командировкам)
• Ведение отчётности и документооборота (систематизация файлов на электронных и бумажных носителях, обновление реестров, контроль правильности заполнения шаблонов)
• Подготовка и анализ информации для принятия решений (сбор статистических данных, мониторинг показателей деятельности учреждения, подготовка сводок, презентаций и аналитических материалов);
• Административная и бытовая поддержка (контроль работы офиса: запас расходных материалов, работа оргтехники, связь с поставщиками, организация корпоративных и внутренних мероприятий, поздравлений и протокольной части);
• Обеспечение конфиденциальности и безопасности (Работа с персональными и коммерчески значимыми данными с соблюдением внутренней политики учреждения, контроль доступа к документам и встречам);
• Личные поручения директора (выполнение разнообразных задач по личному запросу: бронирование ресторанов, покупка подарков, организация досуга, обеспечение высокого уровня сервиса и оперативности в решении нестандартных ситуаций).