Export Documentation Specialist

Описание вакансии

Специалист по экспортной документации

Местонахождение: удаленная работа

• Занятость: полная

• График: понедельник–пятница, по американскому времени (восточное стандартное время)

Вознаграждение: от 1100 до $2500 долларов в месяц в зависимости от опыта + ежемесячные премии за результативность. Возможны сверхурочные в соответствии с политикой компании.

Праздники: Мы следуем календарю праздников США. Местные государственные праздники являются обычными рабочими днями.

Краткое описание должности

Отвечайте за весь процесс оформления экспортной документации для морских перевозок из США, обеспечивая, чтобы каждое бронирование осуществлялось с соблюдением всех требований, в срок и без ошибок в документации.

Что вы будете делать:

Подготовка и управление полным циклом экспортной документации для морских перевозок FCL/LCL из США.

Создание/проверка коммерческих счетов-фактур, упаковочных листов, сертификатов происхождения, писем-инструкций грузоотправителя, сменных накладных по мере необходимости.

Подача EEI/AES в ACE и обеспечение соответствия требованиям клиентов, перевозчиков и таможенных органов.

Ведение точных данных HBL/MBL и SI; отслеживание сроков и подача VGM, где это применимо.

Ежедневная координация с клиентами, морскими перевозчиками, таможенными брокерами и внутренними операторами.

Мониторинг заказов, графиков отправки, готовности грузов и сроков подачи документов; эскалация рисков до истечения срока.

Выявление и исправление несоответствий; ведение чистых, поддающихся аудиту записей.

Предложение и поддержка улучшений процессов для ускорения цикла и снижения уровня ошибок.

Обязательные требования:

1–2 года опыта работы в сфере логистики/экспортной документации/поддержки клиентов в международной среде.
Внимательность к деталям, быстрое усвоение информации и свободное владение рабочим английским языком (B2+/Upper‑Intermediate или выше).
Организованность, надежность, умение комфортно работать с несколькими отправлениями и сроками.
Уверенное владение MS Office/Excel, Outlook и базами данных/TMS.
Способность работать самостоятельно и сохранять концентрацию при выполнении рутинных задач.
Стабильный высокоскоростной интернет и тихое рабочее место.

Желательно:

Опыт работы с CargoWise, Magaya, Descartes/INTTRA или аналогичными TMS/порталами.
Практические знания Incoterms 2020 и требований морских перевозчиков (Maersk, MSC, CMA CGM, Hapag-Lloyd и т. д.).
Знание торговых соглашений и CO (например, USMCA) и рабочих процессов легализации документов.

Что мы предлагаем:

Стабильная, долгосрочная работа в международной логистической компании.
Конкурентоспособная базовая заработная плата + ежемесячные бонусы, основанные на результатах работы.
Оплачиваемый отпуск, отпускные дни, больничные дни, праздничные дни, сверхурочная работа
Реальный рост экспертизы в области экспортных процедур США и морских перевозок.
Поддерживающая команда, четкие процессы и документированные стандартные операционные процедуры.
Карьерный рост для стабильно высокоэффективных сотрудников.
Это не продажи: никаких холодных звонков, никаких квот по продажам. Заработная плата фиксированная, не зависит от объема перевозок. Неограниченные возможности для роста и совершенствования для мотивированных людей.

Расписание и часовые пояса:

Мы работаем по расписанию, ориентированному на США. Фиксированная смена, приведенная в соответствие с московским временем для ясности:

Март–ноябрь: 16:00–00:00 по МSК
Ноябрь–март: 17:00–01:00 по MSK

Типичное местное время:
Киев/Бухарест/София/Рига/Вильнюс/Таллин: 16:00–00:00 круглый год
Варшава/Прага/Будапешт/Белград: 15:00–23:00 круглый год
Тбилиси: 17:00–01:00 (март–ноябрь), 18:00–02:00 (ноябрь–март)

Условия трудоустройства:

Это постоянная работа на полную ставку, а не фриланс или неполный рабочий день. Возможность сверхурочной работы и получения бонусов в соответствии с политикой компании.

Export Documentation Specialist

Location: Remote • Employment: Full‑time • Schedule: Monday–Friday, U.S. hours (Eastern Standard Time)

Compensation: from $1,100 - $2500/month depending on experience + monthly performance bonuses. Overtime available per policy.
Holidays: We follow the U.S. holiday calendar. Local public holidays are regular working days.

Role summary

Own the full export documentation flow for ocean shipments from the United States, ensuring every booking sails with compliant, on‑time, error‑free paperwork.

What you’ll do

Prepare and manage end‑to‑end export documentation for FCL/LCL ocean shipments from the U.S.
Create/verify commercial invoices, packing lists, certificates of origin, shipper’s letters of instruction, switch bills as needed.
File EEI/AES in ACE and ensure compliance with customer, carrier, and customs requirements.
Maintain accurate HBL/MBL and SI details; track cutoffs and submit VGM where applicable.
Coordinate daily with clients, ocean carriers, customs brokers, and internal ops.
Monitor bookings, sailing schedules, cargo readiness, and documentation deadlines; escalate risks before cutoff.
Identify and correct discrepancies; keep clean, auditable records.
Suggest and support process improvements to speed cycle time and reduce error rates.

What you bring

Must‑have

1–2 years in logistics/export documentation/customer support in an international environment.
Solid attention to detail, fast learner, and fluent working English (B2+/Upper‑Intermediate or higher).
Organized, reliable, comfortable handling multiple shipments and deadlines.
Confident with MS Office/Excel, Outlook, and databases/TMS.
Ability to work independently and stay focused during routine tasks.
Stable high‑speed internet and a quiet workspace.

Nice‑to‑have

Experience with CargoWise, Magaya, Descartes/INTTRA or similar TMS/portals.
Working knowledge of Incoterms 2020 and ocean carrier requirements (Maersk, MSC, CMA CGM, Hapag‑Lloyd, etc.).
Familiarity with trade agreements and COs (e.g., USMCA), and document legalization workflows.

What we offer

Stable, long‑term role in an international logistics company.
Competitive base pay + performance‑based monthly bonuses.
Paid leave, vacation time, sick days, holidays, overtime
Real expertise growth in U.S. export procedures and ocean freight.
Supportive team, clear processes, and documented SOPs.
Career growth for consistent top performers.
This is not sales: no cold calls, no sales quotas. Salary is fixed, independent of shipment volume. Unlimited room for growth and improvement for motivated individuals.