Специалист отдела документационного обеспечения/Помощник (референт) руководителя

Самараэнерго

Специалист отдела документационного обеспечения/Помощник (референт) руководителя

Самара, проезд Митирева, 9

Метро: Гагаринская

Описание вакансии

Обязанности:

  • соединяет руководителя с конкретными абонентами, перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам;
  • организует прием посетителей руководителем, устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
  • содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
  • организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
  • осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
  • осуществляет закупку канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз, организует сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
  • проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;
  • предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
  • обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, осуществляет заказ канцелярских товаров, продуктов питания.
  • составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
  • печатает и тиражирует служебные документы и материалы;
  • контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
  • осуществляет предварительное рассмотрение документов, сортирует, проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов, подготавливает документы для рассмотрения руководителем.

Требования:

  • Специалист должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет

    Специалист должен иметь:

  • опыт работы в программах Microsoft Word (форматирование документов, в т.ч. таблиц), Microsoft Excel (создание и оформление таблиц с сортировкой данных, установкой фильтров и простых формул (сложение, вычитание, умножение, деление, расчет НДС); Microsoft Outlook;
  • опыт работы в программах, предназначенных для ведения корпоративного электронного документооборота (не менее 1 года).
  • Необходимые знания:

  • правила взаимодействия с партнерами, клиентами;
  • этику делового общения, правила организации приема посетителей, правила речевого этикета;
  • правила сервировки чайного (кофейного) стола, правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
  • правила делового общения, делового этикета;
  • правила составления писем и приказов, правила русского языка;
  • современные информационные технологии работы с документами;
  • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами в т.ч. в
  • системе электронного документооборота;

    Необходимые умения:

  • соблюдать служебный этикет; применять способы делового общения;
  • оформлять командировочные документы;
  • организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
  • сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
  • контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, продуктов питания;
  • составлять, оформлять, печатать служебные документы (приказы, письма, служебные записки);
  • работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
  • пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
  • применять правила русского языка;
  • производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
Условия:
  • оформление в соответствии с ТК РФ
  • на период отпуска по уходу за ребенком основного работника
Навыки
  • Деловая переписка
  • Организация встреч
  • Административная поддержка руководителя
  • исполнение поручений руководителя
  • Исполнение личных поручений руководителя
Посмотреть контакты работодателя

Адрес

Похожие вакансии

Производственное объединение НЕФТЕКОМ

Офис-менеджер/помощник руководителя

Производственное объединение НЕФТЕКОМ

Полный день
  • Самара

  • от 65000 RUR

Рекомендуем
Концерн Энерготехнологии

Секретарь-референт

Концерн Энерготехнологии

Полный день
  • Самара

  • от 65000 RUR

Рекомендуем
Полный день
  • Самара

  • от 60000 RUR

Рекомендуем
МБОУ Школа № 174 г.о. Самара

Советник директора по воспитанию

МБОУ Школа № 174 г.о. Самара

Полный день
  • Самара

  • от 70000 RUR

Полный день
  • Самара

  • до 150000 RUR

РИТЕЙЛ ГРУПП

Помощник маркетолога

РИТЕЙЛ ГРУПП

Полный день
  • Самара

  • до 150000 RUR

Полный день
  • Самара

  • до 280000 RUR

Додо Пицца (ООО ДОДО ПИЦЦА САМАРА)
Полный день
  • Самара

  • до 90000 RUR

Новые башни
Полный день
  • Самара

  • до 90000 RUR

Новые башни
Полный день
  • Самара

  • до 84000 RUR

Консультант экспертно-аналитического отдела

Контрольно-счетная палата городского округа Самара

Полный день
  • Самара

  • от 70000 RUR

Аптеки Плюс
Полный день
  • Самара

  • от 80000 RUR

Красное & Белое, розничная сеть

Офис-менеджер (отдел документооборота)

Красное & Белое, розничная сеть

Сменный график
  • Самара

  • от 66000 RUR

Полный день
  • Самара

  • от 70000 RUR

Экопром
Полный день
  • Самара

  • до 100000 RUR

Хотите оставить вакансию?

Заполните форму и найдите сотрудника всего за несколько минут.
Оставить вакансию