Координатор отдела

Ключевая задача:
Организационное и документационное сопровождение проектов компании, обеспечение их эффективного и своевременного выполнения, в том числе при взаимодействии с зарубежными контрагентами.

Основные обязанности:

• Администрирование проектов:
  • Полное ведение и контроль проектной документации (оформление, обновление, проверка, архивирование);
  • Мониторинг сроков и ключевых этапов проектов на ежедневной основе;
  • Регулярный сбор фактических данных и актуализация графиков работ (календарно-сетевых графиков);
  • Подготовка проектной отчетности по запросу руководителя;
  • Участие в подготовке и контроле бюджета проектов/департамента;
• Организация и коммуникация:
  • Организация проектных встреч, совещаний с внутренними командами и зарубежными контрагентами (в т.ч. онлайн);
  • Ведение и распределение протоколов совещаний;
  • Координация процесса согласования и подписания документов в электронной системе документооборота;
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними партнерами для решения операционных вопросов;
• Работа с контрактами и закрытие этапов:
  • Участие в подготовке договоров, доп. соглашений и спецификаций с контрагентами;
  • Организация приемо-сдаточных мероприятий: получение счетов, формирование заявок на оплату, согласование актов выполненных работ;
• Поддержка отдела (Логистика и администрирование):
  • Ведение внутреннего документооборота отдела (служебные записки, оформление документов для командировок);
  • Подготовка внутрикорпоративной отчетности;
  • Полная организационная и логистическая поддержка сотрудников департамента и зарубежных представительств: оформление командировок, визовая поддержка, заказ офисного оборудования и канцелярии;
  • Обеспечение операционной и административной эффективности работы департамента.

Мы ищем кандидата, который соответствует требованиям:

• Высшее образование;
• Опыт координации работы отдела или административной поддержки от 1 года. Опыт работы в фармацевтической компании будет преимуществом;
• Опыт работы с календарно-сетевыми графиками (планирование, контроль, актуализация).
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, опыт работы с системами электронного документооборота — приветствуется);
• Уровень английского языка не ниже Intermediate (B1) — обязательное требование для работы с документацией и коммуникации;
• Знание второго языка будет преимуществом;
• Грамотная письменная и устная речь. Понимание базовой фармацевтической терминологии;
• Личные качества: ответственность, ориентация на результат, стрессоустойчивость, умение работать в команде и в условиях многозадачности, внимательность к деталям.

Мы предлагаем:

• Стабильность и развитие: Официальное трудоустройство по ТК РФ, белую зарплату (оклад + премии по результатам работы);
• Интересные задачи: Возможность участвовать в международных проектах и получить ценный опыт в крупной компании;
• Комфортный офис: Современный бизнес-центр в 30 метрах от м. Римская;
• Заботу о здоровье: Полис добровольного медицинского страхования (ДМС) после испытательного срока;
• Корпоративное обучение и программы развития.