Обязанности:
Административная поддержка
- Управление календарём дирекции, слоты для внутренних/внешних встреч, контроль конфликтов; подготовка повесток и комнат/VCU.
- Протоколирование встреч (итоги, ответственные, сроки) и контроль исполнения поручений (реестр задач, напоминания, статусы).
- Организация командировок: билеты и отели, маршруты, пропуска, авансовые отчёты.
- Закупки и взаимодействие с офис-менеджментом.
Документооборот и согласования
- Подготовка внутренних документов по установленным шаблонам и процедурам.
- Согласование по процедуре, контроль сроков и статусов; сопровождение оплат (заявки, акты, сверки и т.п.).
- Первичная проверка KYC контрагентов (карточка, реквизиты, анкеты по чек-листу), коммуникация с безопасностью.
Продажи/лид-менеджмент и клиентские коммуникации
- Ответы на звонки и входящие обращения, квалификация по скриптам и распределение лидов по SLA.
CRM и отчётность
- Ведение лидов в CRM (стадии сделки, контакты, задачи, комментарии); чистота баз и дублей.
- Еженедельные сводки: входящий поток, скорость реакции, конверсия по воронке, причины отказов, активность.
- Ведение отчётности по установленным форматам.
Проекты и взаимодействие
- Координация с клиентами и брокерами по визитам и доступу на площадку.
- Сбор и актуализация материалов для data room по чек-листам.
- Обработка инфозапросов от внутренних команд и внешних партнёров.
Закупки по 223-ФЗ — при необходимости
- Оформление заявок на закупку, сбор КП, коммуникация с закупками.
Требования: -
Высшее образование.
-
Профильный опыт работы от 2-х лет (ассистент, офис-менеджер, координатор проектов)
-
Знание программ: Power Point, Excel, Word (базовые формулы, сводные таблицы)
-
Опыт в CRM (Bitrix24/ amoCRM), электронный документооборот
-
Грамотный русский язык, английский не ниже Pre-Intermediate/Intermediate
-
Высокая скорость печати, внимательность к деталям, умение работать по чек-листам и SLA
Условия: - Место работы - комфортный офис в Москва-Сити.
- График работы - полный день, 5/2 с 9 до 18 часов, пятница сокращенный рабочий день.
- Конкурентный уровень заработной платы.
- ДМС после испытательного срока.